Dofinansowanie do kolonii jest możliwe jeśli zgodzi się na to nasz pracodawca i przewiduje to Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pamiętajmy jednak, że pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Z powyższego wynika zatem, że dofinansowanie do wyjazdu następuje nie tylko na podstawie faktu istnienia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, lecz pojawienia się w nim odpowiedniego zapisu przewidującego takie dysponowanie środkami finansowymi danego pracodawcy. Przyznanie dofinansowania na kolonie z ZFŚS należy zakwalifikować do ulgowych świadczeń i usług. To z kolei jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej konkretnego pracownika. W regulaminie muszą być zatem zawarte kryteria przyznawania omawianego dofinansowania – najczęściej stosowanym jest wysokość dochodu pracownika lub jego kwota przypadająca na jedną osobę w rodzinie. Oznacza to, że wysokość dopłaty do wczasów jest tym wyższa, im niższe są dochody rodziny. Dofinansowanie do kolonii odbywa się każdorazowo na wniosek zainteresowanego pracownika – powinno być dołączone do niego oświadczenie lub zaświadczenie o wysokości uzyskiwanego dochodu. Dodatkowo może być też potrzebny dokument potwierdzający poniesienie kosztów wypoczynku dziecka, np. faktura, rachunek albo potwierdzenie pobytu dziecka wystawione przez organizatora kolonii lub właściciela ośrodka wczasowego, w którym ono przebywało. Warto przy tym zaznaczyć, że dopłata do wakacji dziecka naszego pracownika może skutkować pozytywnymi aspektami w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Chodzi oczywiście o zwolnienie podatkowe – samo dofinansowanie do kolonii nie jest jednak wystarczającą przesłanką do skorzystania z takiego zwolnienia.
Podstawowym aktem prawnym regulującym omawianą materię jest oczywiście ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią jej art. 21 ust. 1 pkt 78, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie (np. biura podróży, szkoły, parafie, stowarzyszenia), w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
- z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
- z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł;.
Z wyżej przytoczonego przepisu wynika, że do zastosowania przedmiotowego zwolnienia od podatku niezbędne jest łączne spełnienie dwóch warunków:
- dopłata musi dotyczyć wypoczynku w formach określonych przez ustawę,
- wypoczynek musi być zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.
Przez zorganizowany wypoczynek należy rozumieć wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego z wyjątkiem wczasów „pod gruszą” czy np. pobytu u rodziny. Z powyższego przepisu wynika, że do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konieczne jest m.in. spełnienie przesłanki, iż wypoczynek musi być zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie.
