Wystawienie dokumentujących transakcję sprzedaży rachunku bądź faktury należy do obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarzą – dokumenty te stanowią podstawę do rozliczeń rozrachunków z fiskusem. I tak dzieje się w przypadku, gdy transakcja ma miejsce w obrocie gospodarczym, pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Inaczej jest, gdy nabywcą jest konsument. Wystarczającym dowodem sprzedaży jest tu paragon, choć konsument ma prawo zażądać wystawienia rachunku lub faktury.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT obowiązany jest do dokumentowania prowadzonej przez siebie sprzedaży poprzez faktury, zawierające w swojej treści wartość podatku VAT należnego. Natomiast przedsiębiorcy, którzy nie są VAT-owcami (np. podmiotowo zwolnieni z podatku VAT), muszą potwierdzać swą sprzedaż rachunkami. Rachunek należy wystawić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone przed wykonaniem czynności) lub w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania (kiedy zostało zgłoszone po dniu wykonania usługi lub wydania towaru). VAT-owcy z kolei mają również 7 dni na wystawienie faktury (licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi), z tym, że w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.
Na żądanie
Wystarczy, aby sprzedaż na rzecz konsumenta potwierdzona była paragonem, ponieważ konsument, jako ostateczny odbiorca towaru bądź usługi, nie rozlicza podatku VAT. Brak jednak obowiązku wystawiania faktury osobie nieprowadzącej działalności nie oznacza, iż wystawienie jest zakazane. O ile konsument wyrazi taką chęć, może uzyskać potwierdzenie zakupu w postaci rachunku czy faktury. Co istotne, niekiedy posiadanie przez konsumenta faktury pozwala skorzystać z pewnych przywilejów podatkowych, np. w przypadku rozliczenia za Internet, czy zwrocie VAT za materiały budowlane.
E-potwierdzenie
Warto też pamiętać o możliwości otrzymywania rachunków czy faktur w postaci elektronicznej. Wielu konsumentów korzysta z niej przede wszystkim przy opłatach za prąd, telefon, czy Internet. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji takiej formy dokumentu przez jego odbiorcę. E-faktury mogą być wystawiane i przesyłane nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.
Katarzyna Miazek, Tax Care
Adam Bujalski, księgowy Tax Care
