Co może być przedmiotem kontroli?
Kontrola podatkowa zawsze polega na weryfikacji zapisów widniejących w księgach podatkowych. Pojęcie ksiąg podatkowych dotyczy wszystkich ewidencji, które służą do ustalenia podstawy i wymiaru należnych podatków.
Przedsiębiorcy, którzy zostali objęci kartą podatkową prowadzą księgi w uproszczonej formie. W ich skład wchodzi:
- ewidencja zatrudnienia
- rachunki oraz faktury wystawione na życzenie klientów
- ewidencja sprzedaży VAT dla podatnika objętego zwolnieniem lub pełna ewidencja VAT (podatnicy czynni)
W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego księgi zawierają:
- ewidencję przychodów
- wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- wykaz wyposażenia
- dowody zakupu towarów (rachunki i faktury)
- ewidencję sprzedaży VAT dla podatnika objętego zwolnieniem lub pełną ewidencję VAT (podatnicy czynni)
W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPIR) kontrolerzy prócz wspomnianej ewidencji mogą sprawdzić wszystkie dowody księgowe (m.in. faktury, rachunki, urzędowe potwierdzenia zapłaty, raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej). Warto pamiętać, że integralną częścią KPIR (i ksiąg podatkowych) są ewidencje:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- przebiegu pojazdów
- zatrudnionych pracowników (tzw. imienne karty wynagrodzeń)
- wartości dewizowych
- pożyczek i zastawionych rzeczy
Dodatkowym elementem ksiąg podatkowych jest ewidencja VAT w formie uproszczonej (dla podatników objętych zwolnieniem) lub pełnej (prowadzą ją podatnicy czynni).
Czynności kontrolne niekiedy wykraczają poza księgi podatkowe. Kontrolerzy mogą bowiem zażądać udostępnienia wszystkich archiwalnych deklaracji (dla podatku PIT oraz VAT). Wedle obowiązujących przepisów przedsiębiorca powinien przechowywać takie dokumenty przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności danego podatku. Ta sama zasada dotyczy również ksiąg podatkowych.
Kontrola może objąć także urządzenie kasę fiskalną. Uprawnione osoby najczęściej sprawdzają, czy takie urządzenie posiada nienaruszone plomby.
Zakres kontroli bywa różny …
Pracownicy urzędu skarbowego mogą kontrolować wszystkie aspekty, które zostały wymienione w poprzednim rozdziale. Taki wariant jest jednak bardzo czasochłonny. Warto pamiętać, że fiskus nie może przekroczyć limitu kontroli, który jest przewidziany przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (od 12 do 48 dni roboczych rocznie – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa). Dlatego najczęściej ogranicza się on do wskazania podatku, którego dotyczy kontrola oraz określonego przedziału czasowego (z ostatnich pięciu lat). Przykładowo organ podatkowy może zadecydować, że weryfikowana będzie poprawność obliczania podatku dochodowego w latach 2009 i 2010. Co istotne fiskus jest związany ustalonym wcześniej zakresem kontroli. Oznacza to, że oddelegowane osoby nie mogą domagać się udostępnienia dokumentów, które dotyczą innych lat podatkowych lub odmiennego świadczenia.
Upoważnienie to podstawa
Adnotacja o zakresie kontroli powinna się znaleźć w tak zwanym upoważnieniu, które musi być wręczone podatnikowi przed rozpoczęciem procedur kontrolnych. Na wspomnianym dokumencie powinny widnieć również następujące elementy:
- dokładne oznaczenie urzędu skarbowego
- data oraz miejsce sporządzenia dokumentu
- wskazanie podstawy prawnej dla kontroli
- oznaczenie kontrolowanego (m.in. numer NIP)
- personalia wszystkich urzędników, którzy będą przeprowadzali kontrolę oraz ich numery legitymacji
- przewidywany czas trwania kontroli
Żadne działania kontrolne nie mogą być przeprowadzane bez okazania stosownego upoważnienia. W określonych sytuacjach (konieczność przeciwdziałania przestępstwu lub wykroczeniu skarbowemu, działanie w celu zabezpieczenia dowodów) przepisy upoważniają pracownika urzędu skarbowego do rozpoczęcie kontroli „na legitymację”. Szczególne okoliczności nie zwalniają jednak fiskusa z obowiązku uzasadnienia swoich działań – upoważnienie musi ono dostarczone w trakcie kolejnych 3 dni.
Kiedy fiskus zjawia się bez zapowiedzi?
Kontrola powinna być poprzedzona dostarczeniem zawiadomienia, które jest sporządzane wedle określonego wzorca (formularz ZAW-K). Rozpoczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od daty dostarczenia wspomnianego dokumentu musi zaakceptować podatnik. Po upływie tygodnia fiskus nie musi się już ubiegać o zgodę kontrolowanego. Po upływie 30 dni od daty dostarczenia zawiadomienia wygasa prawo do rozpoczęcia działań kontrolnych na jego podstawie.
W ściśle określonych przypadkach kontrola może być wszczęta bez konieczności dostarczania zawiadomienia. Taka procedura jest przewidziana, gdy:
- fiskus podejrzewa: bezzasadny zwrot podatku VAT, istnienie nieopodatkowanych przychodów, prowadzenie niezgłoszonej działalności gospodarczej
- zostało wszczęte postępowanie przygotowawcze przez organ podejrzewający popełnienie przestępstwa (karnego lub skarbowego)
- zachodzi konieczność doraźnego sprawdzenia spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej
Kontroler może wiele …
Pracownik, który został oddelegowany przez lokalny urząd skarbowy posiada dość szerokie uprawnienia. Przepisy zezwalają mu na:
- przeglądanie wszystkich dokumentów, które dotyczą przedmiotu kontroli oraz dokonywanie odpisów, kopii, wyciągów, notatek i wydruków
- kopiowanie danych cyfrowych
- dokonywanie oględzin majątku firmowego
- przesłuchanie podatnika oraz świadków
- legitymowanie osób znajdujących się na terenie firmy
- zabezpieczanie dowodów
- pobieranie próbek towarów, akt, ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów (za pokwitowaniem)
- zajęcie samodzielnego pomieszczenia na cele prowadzonej kontroli (o ile warunki lokalowe na to pozwalają) .
Przedsiębiorca, który ogranicza swobodę działania kontrolera (np. poprzez odmowę wydania dokumentów) musi się liczyć z grzywną.
