Co powinna zawierać metryka?
Metryka stanowi obowiązkową część akt i musi być na bieżąco aktualizowana. Poza ściśle określonymi wyjątkami muszą ją posiadać wszystkie sprawy administracyjne i podatkowe. Może być prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku, gdy jest ona prowadzona w formie elektronicznej informację o jej prowadzeniu w takiej formie należy zamieścić w aktach sprawy i wydrukować w razie potrzeby, w tym na żądanie strony. Po podjęciu ostatniej czynności w danej sprawie osoba prowadząca ma obowiązek wydrukowania metryki i dołączenia jej do akt sprawy. W treści metryki należy wskazać wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu oraz określić wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012r., Nr 0, poz. 246) oraz Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012r. (Dz. U z 2012r., Nr 0, poz. 250) ma ona formę tabeli, w której mają być zapisywane poszczególne dane. Są to imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby, która podjęła czynność, data oraz opis podjętej czynności wraz identyfikatorem dokumentu, do której się odnosi. Możliwe jest wskazanie znaku pisma lub innego niepowtarzalnego w danej sprawie identyfikatora dokumentu, do którego odnosi się dana czynność. Dopuszcza się również dodatkowe oznaczenie dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy. W przypadku, gdy podjęta czynność nie wymaga sporządzenia dokumentu określającego tę czynność, to należy odwołać się do dokumentu uprzednio sporządzonego. Wgląd do metryki przysługuje wszystkim stronom danego postępowania.
Wyłączenia dotyczące spraw podatkowych
Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012r., Nr 0, poz. 245) metryki nie prowadzi się, między innymi, w sprawach:
– zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych,
– zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych,
– ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej,
– ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych,
– wydania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy,
– prowadzonej przez organy kontroli skarbowej,
– kontroli wykonywanej przez Służbę Celną.
Metryki nie są prowadzone także w postępowaniach dotyczących ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeśli decyzja podatkowa będzie wydawana na podstawie informacji złożonych przez podatnika. To samo dotyczy ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od spadków i darowizn. Wyłączenia nie dotyczą jednak sprawy załatwianej w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego.
Wyłączenia w sprawach administracyjnych
Wykaz spraw administracyjnych, dla których nie będzie obowiązku prowadzenia metryki zawiera z kolei projekt Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji. Wyłączenie to ma obejmować również postępowania odwoławcze, zażaleniowe oraz te dotyczące wznowienia postępowania, uchylenia bądź zmiany decyzji ostatecznej, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej, zmiany, uchylenia decyzji ostatecznej przez ministra lub wojewodę, stwierdzenia wygaśnięcia decyzji oraz uchylenia lub zmiany decyzji, na podstawie której strona nabyła prawo, na zasadach określonych w przepisach szczególnych.
Sprawy w toku również z metryką
W przypadku spraw będących w toku metrykę sprawy należy założyć w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji. Ma ona wskazywać osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu od dnia 7 marca 2012r. i określać podejmowane przez nie czynności, od tej daty.
| Komentarz radcy prawnego Rafała Wiatr:
Odpowiedzialność podmiotów zlecających wykonywanie władzy publicznej, czyli Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, opiera się w tym wypadku na zasadzie ryzyka. Przedmiotowy artkuł ma na celu zapobieganie naruszeniom kompetencji urzędniczych a także obciążanie urzędników materialnymi skutkami ich działań niezgodnych z prawem. Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej, która weszła w życie z dniem 7 marca 2012 r. jest zatem dodatkowym zabezpieczeniem przed naruszeniami prawa w zakresie przyznanych urzędnikowi kompetencji oraz pozwala na identyfikację urzędnika podejmującego konkretne czynności w prowadzonym przez niego postępowaniu. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy przy postępowaniach administracyjnych i podatkowych jest praktycznym uzupełnieniem wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 22 lutego 2006 r., I ACa 895/2005, który stanowi, że odpowiedzialność Skarbu Państwa za naruszenie oznaczonego dobra osobistego oznaczonego obywatela wywołane działaniem organu władzy publicznej niezależnie od tego, że działanie to musi być niezgodne z prawem, nielegalne, można mówić tylko wtedy, gdy działanie władzy publicznej da się zindywidualizować jako skierowane przeciwko oznaczonej sobie. Wobec powyższego wprowadzenie metryki bezsprzecznie pozwoli na zindywidualizowanie urzędnika prowadzącego postępowanie oraz na bezpośrednie ustalenie jego odpowiedzialności. |
Kwestia odpowiedzialność urzędnika państwowego za naruszenia prawa w zakresie przyznanych mu kompetencji została przewidziana już ustawą z 17.6.2004 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 162, poz. 1692). Przepisy te są na gruncie prawa cywilnego konkretyzacją konstytucyjnej zasady obowiązku naprawienia szkody wyrządzonej niezgodnym z prawem działaniem organów władzy publicznej. Artykuł 417 § 1 KC zawiera ogólną definicję deliktu władzy publicznej, którym jest niezgodne z prawem i wywołujące szkodę działanie lub zaniechanie jakiego dopuszczono się przy wykonywaniu władzy publicznej. W myśl tego artykułu Skarb Państwa ponosi odpowiedzialność za szkodę spowodowaną zawinionym zachowaniem się funkcjonariusza państwowego tylko wówczas, gdy szkoda ta powstała przy wykonywaniu powierzonej mu czynności. Niezbędną zatem przesłanką odpowiedzialności urzędnika jest jego zawinione zachowanie przy wykonywaniu powierzonej mu czynności. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą dla przyjęcia odpowiedzialności określonej w art. 417 k.c. niezbędne jest istnienie szkody i związku przyczynowego pomiędzy niezgodnym z prawem działaniem a szkodą (wyrok Sądu Najwyższego Izba Cywilna, z dnia 7 października 2003 r., IV CK 23/2002).
