Elektroniczne zgłoszenie wywozowe, w formie komunikatu IE 515 opatrzonego kluczem do bezpiecznej transmisji danych, może być przesłane do systemu ECS za pomocą strony www, poczty elektronicznej lub z wykorzystaniem interfejsu niewizualnego. Zgłoszenia celne w formie papierowej będą mogły być składane tylko przez podróżnych, którzy nie posiadają dostępu do systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii systemu ECS w urzędzie celnym wywozu oraz za zgodą heldeskECS, w przypadku awarii aplikacji lub sieci po stronie zgłaszającego. Zgłoszenia w formie papierowej składane na kartach 1, 2, 3 SAD mogą być uzupełnione o komunikat xml (SAD2) przesłany do systemu CELINA albo dostarczony do urzędu celnego wywozu na zewnętrznym nośniku danych. Dodatkowo do czasu uruchomienia odpowiedniej funkcjonalności w systemie ECS – co jest zaplanowane na 1 kwartał 2010 r. -wywozowe zgłoszenia niekompletne i zgłoszenia uproszczone będą rejestrowane w systemie CELINA według dotychczasowych zasad. Zgłoszenia wywozowe składane poza systemem ECS w innych niż ww. przypadkach nie będą przez organy celne przyjmowane.
Nowe przepisy dotyczą także obowiązku deklarowania danych bezpieczeństwa i ochrony w zgłoszeniu wywozowym – komunikat IE 515 rozszerzony o dane bezpieczeństwa oraz w wywozowej deklaracji skróconej. Zgłoszenie wywozowe zawierające dane bezpieczeństwa będzie w Polsce obsługiwane w ramach 2 fazy ECS. Z uwagi na stan realizacji projektu obsługa komunikatu IE 515 dla 2 fazy ECS nie zostanie uruchomiona z dniem 1 lipca 2009 r. Przewiduje się, że uruchomienie obsługi IE 515 rozszerzonego o dane bezpieczeństwa i ochrony nastąpi najpóźniej w październiku 2009 r. O dacie wdrożenia nowej funkcjonalności poinformujemy odrębnym komunikatem. Z uwagi na postulaty przedsiębiorców i administracji celnych, by wydłużyć czas potrzebny na pełne wdrożenie 2 fazy ECS Komisja Europejska wprowadziła możliwość zastosowania przez kraje członkowskie Unii okresu przejściowego dla wdrożenia funkcjonalności pozwalającej na obsługę wywozowej deklaracji skróconej w systemie ECS, najpóźniej do dnia 31.12.2010r. W tym okresie zawieszony będzie obowiązek przesyłania do systemu ECS wywozowych deklaracji skróconych.
Na mocy rozporządzenia Komisji do dnia 1.01.2011 r. przesyłanie wywozowej deklaracji skróconej będzie opcjonalne i uwarunkowane zbudowaniem odpowiedniej aplikacji przez dany kraj i przez przedsiębiorców. Wprowadzenie zasad okresu przejściowego dla wywozowej deklaracji skróconej nie oznacza jednakże, że towary dla wyprowadzenia, których nie jest wymagane zgłoszenie wywozowe, nie będą objęte analizą ryzyka dla celów ochrony i bezpieczeństwa. Organy celne będą dokonywały takiej analizy w momencie przedstawienia towarów w urzędzie wyprowadzenia, na podstawie dostępnych dokumentów.
Polska będzie korzystała z okresu przejściowego dla wdrożenia obsługi wywozowej deklaracji skróconej w systemie ECS. Dane bezpieczeństwa właściwe dla wywozowej deklaracji skróconej będą mogły być składane w formie elektronicznej od dnia 01.07.2009r. z wykorzystaniem systemu NCTS. Korzystanie z tej możliwości jest opcjonalne dla przedsiębiorców. Jeśli jednak przedsiębiorcy będą posiadali odpowiednie możliwości techniczne (np. posiadali odpowiednie aplikacje NCTS lub korzystali z usług przedstawiciela posiadającego taką aplikację) i wyrażą wolę stosowania zgłoszenia tranzytowego z danymi bezpieczeństwa – będą mogli korzystać z takiej funkcjonalności już od połowy 2009 r. Administracja Celna zachęca do korzystania z nowej funkcjonalności systemu NCTS w zakresie danych bezpieczeństwa. Pozwoli to na stopniowe wdrażanie nowych regulacji w życie, zebranie doświadczeń i uniknięcie spiętrzenia nowych obowiązków od dnia 1 stycznia 2011 r.
