W toku każdego postępowania strona obowiązana jest podać organowi prowadzącemu czy sądowi adres, pod którym odbiera korespondencję.
Adres ten może być zupełnie niezależny od miejsca zameldowania danej osoby. Strona ma również obowiązek informować o każdej zmianie tego adresu. W przeciwnym razie pismo doręczone pod poprzedni adres zostanie uznane za doręczone prawidłowo i będzie wywoływało wszelkie skutki prawne.
W postępowaniu karnym wezwania, zawiadomienia oraz inne pisma, od których daty doręczenia biegną terminy, doręcza się przez pocztę lub inny uprawniony podmiot zajmujący się doręczaniem korespondencji albo pracownika organu wysyłającego a w razie niezbędnej konieczności – przez policję. Można dokonać również doręczenia za pomocą telefaksu lub poczty elektronicznej ale jest to zapis bardziej teoretyczny, bo w praktyce nie używa się tej metody. Z kolei w postępowaniu cywilnym sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem poczty, komornika, woźnych lub sądowej służby doręczeniowej. Doręczenie adresatowi może nastąpić także przez wręczenie mu pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu. W toku postępowania administracyjnego pisma, czyli zawiadomienia i wezwania, doręcza organ administracji publicznej za pokwitowaniem, za pośrednictwem poczty, swoich pracowników oraz przez inne upoważnione osoby lub organy. W niektórych przypadkach istnieje również możliwość doręczenia pisma za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to możliwe, jeśli strona wystąpiła do organu o tego typu doręczenie lub strona wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą takich właśnie środków.
Pisma, co do zasady doręcza się stronie, czyli osobie bezpośrednio zainteresowanej i zaangażowanej w sprawę.
Może ono zostać doręczone przedstawicielowi bądź pełnomocnikowi strony, jeżeli taki został ustanowiony. Jeżeli adresat jest nieobecny, pismo może zostać doręczone domownikowi, dozorcy czy administracji domu, jeśli osoba ta zobowiąże się do przekazania pisma. W postępowaniu cywilnym taką osobą może być też sołtys a w administracyjnym – sąsiad. Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.
Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru niezależnie od tego, która z powyżej wymienionych osób je odbiera.
Odbierający pismo potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie siedmiu dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia.
Odmowa przyjęcia pisma przez adresata jest równoznaczna z dokonaniem doręczenia.
Sam fakt odmowy zatem wystarcza dla uznania, że przesyłka została doręczona prawidłowo. Wówczas pismo zwracane jest nadawcy z adnotacją o odmowie odbioru pisma i dacie tego zdarzenia. Pismo wraz z adnotacją umieszcza się w aktach sprawy a za datę doręczenia uznaje się dzień odmowy przyjęcia pisma przez adresata.
Warto również pamiętać o funkcjonującej w przepisach fikcji doręczenia.
Taka sytuacja ma miejsce w przypadku niemożności doręczenia pisma w żaden, wyżej wskazany sposób. Wówczas adresata zawiadamia się (poprzez tzw. awizo) o konieczności odbioru przesyłki we wskazanym miejscu (np. w danej placówce pocztowej, jednostce policji czy właściwym urzędzie gminy) w ciągu siedmiu dni. Jeżeli w ciągu tego czasu pismo nie zostanie odebrane, wówczas wystawione zostaje awizo powtórne i adresat ma kolejne siedem dni na odebranie pisma. Jeśli i w tym terminie go nie odbierze, uznaje się, że pismo zostało doręczone wraz z upływem czternastego dnia.
Jako, że doręczenie pisma powoduje doniosłe skutki prawne brak odbioru takiego pisma lub odmowa jego przyjęcia może przynieść stronie dużą szkodę.
Poprzez takie działanie strona pozbawia się prawa do obrony, udziału w rozprawie i przedstawienia swoich racji (np. przedstawienia danego dowodu). Nie ma również dostępu do informacji o przebiegu danej sprawy. W taki też sposób strona traci określony termin na wykonanie czynności procesowej (np. wniesienie zażalenia czy apelacji). Naraża się również na ewentualną karę porządkową w sytuacji, gdy nie stawi się np. na przesłuchanie w charakterze świadka.
