Tylko nieliczne firmy dostrzegały potrzebę ustalenia prawidłowości ewidencji rozrachunków, uporządkowania tym samym rozliczeń ze swoimi partnerami handlowymi, co z kolei przyczyniało się zazwyczaj do bieżącej kontroli sytuacji finansowej firmy. Jednak na początku 2013 r. sytuacja się zmieniła i wspomnianą potrzebę powinni zauważyć wszyscy podatnicy, zarówno podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych, jak i podatku VAT. Weszła bowiem w życie Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342). Wraz z nią wprowadzono dodatkowe obowiązki dla podatnika, których niezachowanie grozi sankcją pieniężną. Utrzymano co prawda memoriałową (czyli zgodną z datą wystawienia) zasadę księgowania dokumentów, ale jeżeli nie zostaną one zapłacone, nie będą już stanowiły kosztów uzyskania przychodu, a tym samym pojawi się konieczność korekty zarówno podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Zwiększy się więc znaczenie rozrachunków, a tym samym dbałości o zachowanie odpowiednich adnotacji na fakturach zakupowych.Aby nasi kontrahenci nie mieli problemów z weryfikacją dokumentów, a osoby księgujące nie napotykały trudności w uzyskaniu informacji, czy określona płatność została już dokonana, ważne jest, by programy fakturujące umożliwiały umieszczenie na dokumencie potwierdzającym sprzedaż adnotację „zapłacono… gotówką/przelewem/kartą płatniczą”. Nie będzie wystarczające stwierdzenie „forma płatności: gotówka” – w takich wypadkach konieczne stanie się uzyskanie od sprzedawcy dokumentu KP lub ręcznego jej opisania, np. poprzez umieszczenie na nim stwierdzenia: „opłacona gotówka w dniu… w kwocie…”. Należy także pamiętać o przekazywaniu swoim księgowym wyciągów bankowych, bo tylko te są prawnym dokumentem księgowym, a także o bezwzględnym przestrzeganiu terminów faktur płatnych przelewem.
Dobry program księgowy
Pomocnym w tym zakresie może być używany program księgowy, który wyeksponuje niezapłacone i niedopłacone dokumenty, pokaże zbliżający się termin płatności i a po jego upływie poinformuje o ilości dni zaległości, a w razie potrzeby pozwoli wyfiltrować dokumenty bez jakichkolwiek zapłat, niedopłaconych, ale także tych przepłaconych, z uwzględnieniem ich szczegółowych terminowości. Takie możliwości posiada program Super Księga Podatkowa produkcji Biura Informatyki Stosowanej FORMAT. To od wielu lat ceniony na rynku program księgowo – podatkowy usprawniający codzienną pracę w małych i średnich firmach oraz w biurach rachunkowych Jego stała aktualizacji, da pewność bycia na bieżąco z zmieniającymi się przepisami prawnymi, a prowadzącym podatkową książkę przychodów i rozchodów oszczędzi on czas. Sprawi, że nie takie straszne okażą się nowe przepisy, a stała kontrola należności nie będzie przykrym obowiązkiem, a dostarczy także ważnych informacji dla sprawnego funkcjonowania firmy. Poprowadzimy w nim wszelkie potrzebne rozliczenia płatności, dzięki możliwości założenia wielu rodzajów kont zapłatowych: osobno np. bank, czy kasa. Kartoteki takich kont tworzone są automatycznie i na bieżąco, tak więc te pożyteczne informacje uzyskujemy bez dodatkowego nakładu pracy.
A ich salda poinformują nas o stanie rozliczenia obrotów danego miesiąca. Dowiemy się, czy należy spodziewać się jeszcze wpływów, czy może jeszcze mamy nie zrealizowane płatności.
Kontrola zapłat i rozliczeń
Program da nam możliwość analizy zobowiązań i należności dla poszczególnych kontrahentów, zawierać historię dokonanych transakcji, poinformować o aktualnym stanie środków pieniężnych, dzięki czemu możliwe byłoby lepsze zaplanowanie swoich wydatków. Jest pomocny także w przestrzeganiu prawidłowości dokonania i wyliczania samego terminu korekty. Podatnicy podatku PIT zobowiązani są bowiem niezwłocznie dokonać wyksięgowania niezapłaconych faktur lub innych dokumentów kosztowych w ciągu 30 dni od daty upływu terminu płatności. Przed korektą nie uchroni także wydłużanie terminów płatności, bowiem gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni – korekty dokonuje się w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia kwoty z owego dokumentu do kosztów uzyskania przychodów. Bezproblemowo przejdziemy z nim przez cały proces korekty. Pokaże nam datę wystąpienia korekty, przestrzegając wymienionych wyżej zasad, ale także uprzedzi nas wcześniej i np. na 7 dni przed jej wystąpieniem, zasygnalizuje o zbliżającym się terminie, aż do dnia, w którym korekta stanie się wymagalna. Korekta dokonana zostanie w stosunku do kosztów ujętych w 2013r. W przypadku faktury lub innego dokumentu sprzed dnia 1 stycznia 2013 r., nowe zasady nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada na 2013 r. i korekta wówczas nie wystąpi. Dokonamy korekty kosztów podatkowych zarówno w przypadku, gdy podatnik nie zapłacił całej kwoty, jak też wtedy, gdy uregulowano swoje zobowiązanie tylko w części. Zmniejszenia kosztów podatkowych dokonane zostanie w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona, do korekty przyjęta natomiast zostanie kwota netto wynikającą z niezapłaconej części, a dokument korekty zaksięgowany zostanie na takie samo konto jak faktura pierwotna, ale bez powiązań z ewidencją Vat, wyksięgowując w ten sposób z kosztów poprzedni zapis. Korekta kosztów dokona zostanie do poziomu całkowitych kosztów uzyskania przychodów miesiąca, w którym takowa występuje. W sytuacji, gdy w miesiącu korekty poziom kosztów uzyskania przychodów byłby niewystarczający i z działań rachunkowych wystąpił by w takiej sytuacji ich ujemny poziom, ta część nie mającą pokrycia w kosztach, zostanie zaksięgowana przez program do przychodów na konto z 8 kolumną księgi. Wszystkie te działania odbywają się automatycznie, co odciąży od konieczności sprawdzania stanów kosztów danego miesiąca, ręcznego księgowania przepisując niemal te same wartości, ale z drugiej strony to podatnik ma pełną kontrolę i to on decyduje o wystąpieniu takowego księgowania.
Korekta VAT
Kolejnym terminem, który prowadzący firmę musi przyswoić to korekta Vat zarówno należnego (tzw. Ulga za złe długi), jak i naliczonego. I tak nieuregulowanie zobowiązania wynikającego z dokumentu zakupowego wiąże się z obowiązkiem wykonania takowej korekty po 150 dniach od daty upływu jego terminu płatności. Natomiast w przypadku nieotrzymania należności z naszej faktury sprzedażowej, możemy skorzystać z prawa jego odliczenia. W odróżnieniu od poprzedniej ta korekta dotyczy również dokumentów z roku 2012, ale tylko takich, których 150 dzień od dnia upływu terminu płatności przypada w 2013r., czyli termin płatności upływa najpóźniej 04.08.2012r. Korekty Vat w przypadku nieuregulowania zobowiązania ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy nie zapłacono całej kwoty, jak i wtedy, gdy uregulowano zobowiązanie / należność tylko w części. Zmniejszenia Vat należy zatem dokonać w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona. Przyjmując do korekty kwotę netto i podatek od niej wynikający z niezapłaconej kwoty, dokument korekty zostanie na polecenie użytkownika programu, zaksięgowany na takie samo konto jak faktura pierwotna (kosztowe lub sprzedażowe), ale bez uwzględnienia w księdze podatkowej.
W przypadku, gdy po dokonaniu korekty kosztów, czy też Vat, zostanie uregulowane zobowiązanie (otrzymana należność wcześniej skorygowana z podatku Vat należnego) w całości lub w część, wówczas odliczoną kwotę ponownie w miesiącu jej uregulowania uwzględnimy w kosztach uzyskania przychodu i odpowiednio do ewidencji Vat, ale tylko w zapłaconej części. Program umożliwi ponowne ujęcie dokument do danej ewidencji już podczas samego rozliczenia płatności, by nie zapomnieć o jej dokonaniu, nie zakłócając przy tym obrotów danego kontrahenta i kont zwykłych, zaksięgowana zostanie ponownie kwotą netto wynikającą z zapłaconej kwoty, wyliczonej metodą „ w stu”, a w przypadku wykonanej wcześniej korekty Vat także podatek od tej kwoty.
Wybierając program księgowy warto więc sprawdzić, czy umożliwia on stałą kontrolę terminów rozliczeń, ważne będzie to zarówno dla samorozliczających się firm, jak i biura rachunkowych, staną one bowiem przed koniecznością opracowania i wdrożenia sprawnego systemu monitorowania dokonywanych płatności. A aby omówiony wyżej zapis ustawowy nie spowodował znacznych utrudnienia w pracy, związanych ze zwiększenie obowiązków ewidencyjnych, zwłaszcza, że przepisy określają różne momenty wykonania korekty kosztów czy przychodów, inne przy rozliczaniu podatków dochodowych i inne dla potrzeb podatku od towarów i usług, należy zadbać, by posiadany program posiadał stosowną modyfikację w tym zakresie. Program Super Księga Podatkowa sprosta więc potrzebom zarówno szczegółowej analizy stanu należności i zobowiązań, a także opisanej wyżej korekty. Zachęcamy więc do zapoznania się z funkcjonalnością tego programu w opisanym wyżej zakresie, pobierając wersję testową ze strony internetowej producenta www.ksiegapodatkowa.pl. Ten program to kompletne rozwiązanie księgowe.
Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
www.ksiegapodatkowa.pl
