Na podstawie PIT-11 pracownik dowiaduje się o tym, ile zarobił i jakie zaliczki na podatek zapłacił. Informacja ta trafia także do fiskusa. PIT-11 służy zatrudnionemu do wypełnienia swojego rocznego zeznania.
Elektroniczne wysyłanie PIT-11 do urzędu rekomenduje samo Ministerstwo Finansów, podkreślając, że pozwala ono na oszczędność czasu i pieniędzy, zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających wielu pracowników. Co więcej resort finansów, izby i urzędy skarbowe same z tej formy korzystają. Co prawda wolniej, ale też rośnie liczba pracodawców, którzy elektroniczne PIT-y przesyłają pracownikom. Zresztą sami pracownicy doceniają tę formę i coraz częściej wolą otrzymać deklarację na maila. Tak mogą prościej rozliczyć się z fiskusem, a w tej postaci ich PIT jest łatwiejszy do zarchiwizowania i odnalezienia nawet po kilku latach.
Możliwość przekazania PIT-11 mailem przetarła poznańska firma e-file, producent darmowego programu do rozliczania deklaracji podatkowych e-pity. Na jej wezwanie w 2010 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu orzekł, że nie ma przeszkód, aby ta deklaracja dotarła do pracownika środkami komunikacji elektronicznej. Pracownik musi się na to zgodzić, a firma dysponować potwierdzeniem odbioru, bo trzeba pamiętać, że to na pracodawcy ciąży udowodnienie doręczenia podatnikowi deklaracji w przypadku wątpliwości. Informacje podatkowe muszą być wygenerowane w wersji PDF i przesłane na podany przez pracownika adres e-mail.
Potwierdzeniem możliwości przekazania PIT-11 w formie elektronicznej jest także interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 października 2011 roku, sygn. IPPB4/415-653/11-2/MP mówiąca, że ,,przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).”
Firmy chętnie korzystają z tej opcji, ponieważ przesyłanie formularza PIT-11 mailem – zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach zatrudniających setki osób – to realne oszczędności dla pracodawcy. Oszczędza on na kosztach związanych z drukiem formularzy i przesłaniem ich listem poleconym.
Co roku PIT-11 trafia do około 20 milionów pracowników. Formularz ma dwie strony, a trzeba wydrukować kopię dla pracodawcy, pracownika i urzędu skarbowego. Tym samym tradycyjne potraktowanie PIT-11 to około 120 mln kartek papieru. PIT-11 w wersji elektronicznej to także duże ułatwienie dla pracowników w rozliczaniu się. Dzięki programom do wypełniania deklaracji, dane z e-PIT-11 mogą zostać automatycznie wczytanie do formularza PIT-37.
– Cieszymy się, że nasze starania o potwierdzenie możliwości wysłania PIT-a mailem tak szybko przełożyły się na wykorzystywanie tej metody przez pracodawców – mówi Adam Mielcarski, prezes zarządu firmy e-file, która jako pierwsza wystąpiła do sądu o potwierdzenie tej możliwości. – Zależało nam na ułatwieniu życia podatnikom. Wysłany przez pracodawcę mailem PIT-11, może zostać przez pracownika wczytany do programu e-pity, wtedy zaznacza on tylko ulgi, z jakich chce skorzystać i ma wypełnionego PIT-37. Już prościej chyba nie da się wypełnić deklaracji – dodaje Adam Mielcarski z e-life.
Możliwość przesyłania PIT-11 mailem to kolejny krok na drodze usprawniania i automatyzacji rozliczeń z fiskusem. Ponad 100% wzrost liczby rozliczeń przez internet w styczniu w porównaniu z ubiegłym rokiem pokazuje, że ucyfrowienie procesu dostarczania, wypełniania i składania PIT-ów to kierunek, którego oczekują zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Czasu na dostarczenie PIT-11 jest coraz mniej, a nie warto czekać na ostatni moment, bo w historii funkcjonowania systemu e-deklaracje były już przypadki, że w dniach „kumulacji” e-pitów serwery Ministerstwa Finansów nie pracowały do końca stabilnie.
