Warto uzgodnić precyzyjnie zasady korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (dalej: „ustawa o PIT”, tj.: Dz.U. z 2010 r., Nr 51, poz. 307 ze zm.), „za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, (…), a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”. Jeżeli zatem pracownik używa samochodu służbowego nieodpłatnie w celach prywatnych to stosownie do przepisów wskazanej ustawy o PIT uzyskuje przychód, od którego należy naliczyć, pobrać i uiścić podatek dochodowy od osób fizycznych. W związku z tym pracodawca zobowiązany jest, mając na uwadze wartość przychodu uzyskanego przez pracownika w formie nieodpłatnego korzystania z samochodu służbowego do użytku prywatnego, naliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawca jest przy tym odpowiedzialny za dokonanie prawidłowych wyliczeń w powyższym zakresie, a także za pobranie i odprowadzenie odpowiednich kwot tytułem zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.Z powyższych względów niezwykle istotne jest uregulowanie przez pracodawcę i pracownika w sposób niebudzący wątpliwości zasad korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego. Pozwoli to bowiem na precyzyjne określenie, kiedy samochód jest używany w celach prywatnych, a kiedy w celach służbowych. Jest to istotne o tyle, że konieczność uiszczania podatku dochodowego od osób fizycznych odnosi się jedynie do nieodpłatnego i częściowo odpłatnego używania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych. W praktyce precyzyjne uregulowanie powyższych kwestii ma istotne znaczenie zwłaszcza w odniesieniu do pracowników, od których wykonywanie ich obowiązków pracowniczych wymaga dużej mobilności i częstych podróży (np. przedstawiciele handlowi). Wskazane powyżej kwestie można uregulować w umowie o pracę lub w innych dokumentach ustalających treść stosunku pracy (w praktyce poszczególne kwestie związane z korzystaniem z samochodu służbowego uregulowane są najczęściej w umowie o korzystanie z samochodu służbowego lub w regulaminie korzystania z samochodów służbowych). Wprowadzenie kompleksowej polityki regulującej powyższe kwestie (w tym w szczególności regulaminu korzystania z samochodów służbowych) uzasadnione jest zwłaszcza u pracodawców dysponujących flotami samochodów służbowych składającymi się z dużej liczby pojazdów.
Na co należy zwrócić uwagę ustalając zasady korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego.
Istotne jest precyzyjne określenie zasad korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego i tym samym precyzyjne określenie, kiedy pracownik korzysta z samochodu w celu służbowym, a kiedy w celu prywatnym. W zależności bowiem od ustaleń stron w powyższych kwestiach możliwe jest objęcie obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych konkretnych czynności lub też wyłączenie tych czynności z zakresu opodatkowania wskazanym podatkiem.
Powyższe dobrze obrazuje to, że w rezultacie zobowiązania pracownika do garażowania samochodu służbowego w pobliżu miejsca zamieszkania tego pracownika można wyłączyć obowiązek uiszczania podatku dochodowego od wykorzystywania samochodu służbowego do przejazdów pracownika do i z miejsca garażowania samochodu służbowego, albowiem przejazdy te będą mieścić się w zakresie obowiązków pracowniczych danego pracownika, których wykonywanie nie generuje przychodu po stronie pracownika. Pamiętać jednak należy, że wyżej wskazane rozwiązanie powinno posiadać uzasadnienie w konkretnych okolicznościach faktycznych dotyczących danego pracownika i pracodawcy. Przykładowo rozwiązanie te dotyczyć może sytuacji, gdy pracodawca nie dysponuje własnym parkingiem. Innym uzasadnieniem zastosowania powyższego rozwiązania jest mobilny charakter pracy świadczonej przez danego pracownika (np. przedstawiciela handlowego), który polega na tym, że pracownik bezpośrednio z miejsca zamieszkania wyrusza wykonywać swoją pracę. Kwestie związane z garażowaniem przez pracownika samochodu służbowego uregulować można w zawartej z pracownikiem umowie przechowania samochodu służbowego.
Ustalając z pracownikiem zasady korzystania z samochodu służbowego do użytku prywatnego pamiętać należy, że pracownik wykorzystując samochód służbowy do użytku prywatnego uzyskać może również inne nieodpłatne świadczenia. Przykładowo wskazać można na to, że pracownicy, korzystając z samochodów służbowych do użytku prywatnego, często wykorzystują przy tym paliwo zakupione przez pracodawcę lub na koszt pracodawcy. Ustalając zasady korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego warto jest również jednoznacznie uregulować powyższe kwestie. Jak oszacować wartość nieodpłatnego wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do użytku prywatnego.
Dla określenia wartości nieodpłatnego korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego kluczowe znaczenie mają przepisy art. 12 ust. 2 oraz art. 11 ust. 2 – 2b w zw. z art. 12 ust. 3 ustawy o PIT. Wynika z nich, że zasadą jest, iż wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Wyjątek od powyższej zasady dotyczy sytuacji, gdy przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy – w takiej sytuacji wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
– jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
– jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
– w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Ze wskazanych powyżej przepisów wynika przede wszystkim to, że oszacowanie wartości przychodu uzyskanego przez pracownika w rezultacie wykorzystywania przez niego samochodu służbowego do użytku prywatnego powinno być dokonywane z uwzględnieniem okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Metodą najczęściej stosowaną w praktyce przez organy kontroli skarbowej do oszacowania wartości przychodu pracownika wynikającego z nieodpłatnego korzystania przez tego pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego jest metoda polegająca na zastosowaniu do tego oszacowania rynkowej stawki przewidzianej za najem danego samochodu od podmiotów zajmujących się wynajmem samochodów w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Dokonując określenia wartości przychodu uzyskanego przez pracownika w związku z nieodpłatnym korzystaniem z samochodu służbowego do użytku prywatnego, przy zastosowaniu powyżej wskazanej metody wziąć również należy pod uwagę konkretne cechy i właściwości odnoszące się do wykorzystywanego przez pracownika samochodu służbowego, takie jak m.in. marka, model, rok produkcji, stan techniczny, stopień zużycia, przebieg, wyposażenie itp.
W sytuacji, jeżeli korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do użytku prywatnego jest częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ustaloną zgodnie z powyższymi rozważaniami wartością uzyskanego świadczenia, a odpłatnością ponoszoną przez tego pracownika.
Grzegorz Bochnacki
Radca Prawny, Partner,
Kancelaria Radców Prawnych Bochnacki Krzeszewski Sp. p.
