W aktualnie obowiązującym stanie prawnym – zgodnie z art.. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowody i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarcze, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W obecnym stanie prawnym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych mają bezwzględny obowiązek wystawiania faktur VAT. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – za dokumenty posiadające status faktury VAT uznaje się również: bilety jednorazowe za usługi przewozu osób, dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych, dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi oraz rachunki, o których mowa w ustawie Ordynacja podatkowa wystawiane przez podatników niezobowiązanych do wystawiania faktur. W odniesieniu do osób niezobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, kwestia dokumentowania wydatków jest uregulowana w akcie podstawowym – rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zaproponowana nowelizacja ustawy o rachunkowości przewiduje możliwość zaniechania umieszczania na dowodzie księgowym określenia stron operacji gospodarczej i w konsekwencji – możliwość posłużenia się takim dowodem dla udokumentowania wydatku, o ile przepisy szczególne przewidują taką możliwość. Dla osiągnięcia celu nowelizacji ustawy o rachunkowości, niezbędne jest także zmodyfikowanie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, aby umożliwić posługiwanie się dokumentami z kas fiskalnych także w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych. W tym celu projekt przewiduje uznanie za fakturę paragonów fiskalnych wystawianych nabywcom następujących towarów i usług: usług taksówek osobowych, usług przewozu osób, usług gastronomicznych, paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych do napędu pojazdów samochodowych, a także innych towarów i usług związanych z eksploatacją tych pojazdów. Dokument wydrukowany przez kasę rejestrującą, czyli paragon fiskalny mógłby stanowić na warunkach określonych w znowelizowanych dokument księgowy stanowiący podstawę z ujęcia wydatku w księgach. Teoretycznie paragony fiskalne – w razie uznania ich za fakturę 0 mogłyby stanowić dokument usprawniający do odliczenia podatku VAT, o ile uprawnienie to nie jest wyłączone przez inne przepisy z uagi na charakter wydatku. Jednakże zmiana taka mogłaby wywołać niepożądane skutki finansowe, stąd propozycja nowelizacji art. 88 ust. 1 w sposób pozwalający na zachowanie w tym zakresie status quo stosownie, do którego paragony fiskalne nie mogą stanowić dokumentu uprawniającego do odliczenia podatku naliczonego VAT. W konsekwencji – razie przyjęcia przepisów projektu – następujące grupy transakcji będą mogły korzystać z uproszczonych form dokumentowania w księgach rachunkowych:
– bilety jednorazowe za usługi przewozu osób, dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych, dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi oraz rachunki, o których mowa w ustawie Ordynacja podatkowa wystawiane przez podatników niezobowiązanych do wystawiania faktur – jako dokumenty uznawane za faktury VAT na podstawie rozporządzenia z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,
– paragony fiskalne z tytułu nabycia towarów i usług wymienionych w niniejszym projekcie.
