Dobra wiadomość jest taka: tzw. świadczenia urlopowe, według ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, mogą być wypłacane w małej firmie, zatrudniającej mniej niż 20 osób na pełne etaty, w której nie został utworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zła wiadomość: „mały” pracodawca może je wypłacać, ale nie ma takiego obowiązku – zgodnie z ustawą o zfśs ma prawo zrezygnować i z tworzenia funduszu, i z wypłaty świadczeń urlopowych, choć pod warunkiem, że poinformuje o tym swoich pracowników do końca stycznia danego roku.
Świadczenia urlopowe obniżą podatek firmy
Świadczenia urlopowe pomóc mogą w budowaniu pozytywnych relacji pomiędzy pracodawcą i pracownikami – dodatkowe pieniądze na wakacje doceni z pewnością każdy zatrudniony. Tym bardziej że wypłacone z tego tytułu kwoty przedsiębiorca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów, dzięki czemu zmniejszają się jego zobowiązania wobec fiskusa. Szef firmy musi jednak liczyć się z tym, że jeśli zdecyduje się na wypłatę świadczeń urlopowych, będzie zobowiązany przekazać je wszystkim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, a więc również osobom, które korzystają z urlopu w okresie wypowiedzenia. Nie ma tutaj znaczenia staż pracy w danej firmie – świadczenie urlopowe przysługuje także osobom, które podjęły pracę w ciągu roku (pod warunkiem jednak, że mają prawo do wystarczającej liczby dni urlopu).
Minimum 14-dniowy urlop
Podstawowym warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest bowiem wystarczająco długi urlop – minimum 14-dniowy. Przy czym chodzi nie o dni robocze, tylko o łączną liczbę dni nieobecności pracownika w związku z urlopem. Oznacza to, że do wspomnianych 14 dni zalicza się na przykład sobotę i niedzielę poprzedzające czy kończące urlop. Faktycznie więc przy dwutygodniowym urlopie pracownik wykorzystuje ze swojej puli urlopowej tylko 10 dni, a w sprzyjających okolicznościach jeszcze mniej – gdy w tygodniu przeznaczonym na wypoczynek wypada dodatkowy wolny dzień z okazji święta (tak jak ma to miejsce na przykład w tym roku w sierpniu).
Musi być raz, może być więcej
Firma jest zobowiązana do wypłaty świadczenia urlopowego tylko raz w roku, nawet jeśli pracownik bierze w ciągu roku nie jeden, a dwa dwutygodniowe urlopy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by było wypłacane częściej – decyzja o tym należy do szefa firmy, który musi jednak pamiętać o tym, że jeśli zdecyduje się takie rozwiązanie, będzie ono dotyczyło wszystkich osób, które wezmą więcej niż jeden dwutygodniowy urlop w ciągu roku. Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone jeszcze przed urlopem, przy czym pracownik nie musi składać w tej sprawie specjalnego wniosku.
Ponad tysiąc złotych dodatkowej pensji
Na jakie „kieszonkowe” może liczyć się osoba wybierająca się na urlop? W tym roku maksymalnie na 1093,93 zł, jeśli pracuje na pełnym etacie. Jeśli wymiar czasu pracy jest niższy, świadczenie jest odpowiednio zmniejszane, na przykład w przypadku pracy na pół etatu maksymalna kwota świadczenia wynosi połowę wspomnianej wcześniej kwoty, czyli 546,97 zł. W przypadku osób, które wykonują pracę w szczególnych warunkach (dotyczy to np. pracy pod ziemią lub pod wodą czy bardzo ciężkiej pracy fizycznej), maksymalna kwota świadczenia urlopowego dla osób na pełnym etacie wzrasta do 1458,57 zł. Natomiast w przypadku pracowników młodocianych bierze się pod uwagę rok nauki (np. w pierwszym roku świadczenie wynosi 145,86 zł). Należy jednak pamiętać, że ponieważ są to maksymalne pułapy, faktyczne świadczenie w danej firmie może być niższe, w zależności od decyzji pracodawcy.
Firmy, które zatrudniają więcej niż 20 osób na pełne etaty i nie mają założonego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, mogą również wypłacać świadczenia urlopowe. Muszą jednak liczyć się z tym, że w takiej sytuacji nie uwzględnią kwot wypłacanych świadczeń w kosztach uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja indywidualna, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (z dnia 16.03.2010 r., sygn. IBPBI/2/423-1482/09/BG): „ (…) Pracodawca, który zatrudnia w dniu 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ma jedynie prawo wyboru pomiędzy tworzeniem lub rezygnacją z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (…) ustawa nie przewiduje możliwości zamiany tworzenia funduszu na wypłatę świadczeń urlopowych. Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, iż Spółka zatrudnia na dzień 1 stycznia 2009 r. powyżej 20 osób i nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Z uwagi na to, że Wnioskodawca zrezygnował z tworzenia funduszu, podstawą prawną wypłaty świadczenia urlopowego jest regulamin wynagradzania, a nie przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Mając na uwadze powyższe, w przedmiotowej sprawie nie znajdzie zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż wypłacane przez Wnioskodawcę świadczenia, mimo nazwania ich „urlopowymi”, nie mogą być utożsamiane ze świadczeniem urlopowym, o którym mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zbieżne jest tylko nazewnictwo). W konsekwencji, przedmiotowe świadczenia nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych”.
Agata Szymborska-Sutton, Tax Care
