Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i jako taki jest uregulowany w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1974r., Nr 24, poz. 141 ze zm.). Do urlopu na żądanie stosuje się przepisy o urlopie wypoczynkowym, z pewnymi jednak wyjątkami. Po pierwsze urlop na żądanie nie jest ujmowany w planie urlopów, w związku z czym to pracownik decyduje kiedy wykorzysta taki urlop. Ponadto przysługujący i niewykorzystany urlop nie jest świadczeniem zaległym w następnym roku. Ogólną zasadą jest, że zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić pracownikowi do 31 marca następnego roku. Nie dotyczy to jednak urlopu na żądanie, bowiem niewykorzystane cztery dni wolnego przekształcają się w zwykły urlop wypoczynkowy. Tak więc pracownik ma możliwość wykorzystania zaległego urlopu na żądanie ale już tylko jako normalny urlop wypoczynkowy.
Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego.
Do żądania urlopu uprawniony jest każdy pracownik, któremu przysługuje urlop wypoczynkowy za dany rok. Pracownik ma prawo do czterech dni wolnego bez względu na to, czy wymiar jego urlopu wypoczynkowego wynosi 20 czy 26 dni. Wyznaczony limit 4 dni jest niezależny od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w kolejnych stosunkach pracy w danym roku.
Urlop na żądanie udzielany jest na wniosek pracownika.
Przedmiotowy wniosek nie musi zawierać uzasadnienia ale bez niego pracodawca nie może udzielić takiego urlopu. Udzielenie urlopu na żądanie jest uzależnione od zgody pracodawcy. Zgoda może być wyrażona również w sposób dorozumiany i w razie braku sprzeciwu przyjmuje się, że pracownik ma prawo rozpocząć urlop. W przepisach prawa pracy nie została wskazana forma, w jakiej pracownik powinien zgłosić chęć urlopu. Oznacza to, że nie jest wymagana forma pisemna. Ważne jest, aby pracownik wyraźnie wyraził swoją wolę żądania urlopu. W związku z tym pracownik może powiadomić pracodawcę o chęci skorzystania z urlopu na żądanie za pomocą wniosku złożonego osobiście, telefonicznie, poprzez faks, pocztę elektroniczną czy też wiadomość tekstową (SMS).
Pracownik powinien zażądać udzielenia mu urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
Ma on obowiązek zrobić to najwcześniej, jak tylko jest możliwe. Wniosek powinien być złożony jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Tylko wtedy pracodawca ma możliwość podjąć stosowne działania, które umożliwią zapewnienie zastępstwa nieobecnego pracownika. Jeżeli pracownik, na skutek nadzwyczajnych okoliczności, nie ma możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie mu urlopu w odpowiednim terminie, wówczas nie jest zagrożony negatywnymi konsekwencjami co do nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia urlopu na żądanie.
Jeśli pracownik zgłosił chęć skorzystania z urlopu na żądanie pracodawca nie ma prawa odmówić mu tego urlopu.
W przypadku, gdy obecność pracownika w pracy jest niezbędna pracodawca może sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie i zażądać jego obecności. Ma on do tego prawo jedyne wtedy, gdy w zakładzie pracy zaistnieją szczególne potrzeby a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy w firmie.
