W myśl art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 Kodeksu pracy, czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem – należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W opinii Sądu Najwyższego w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie, tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Udzielenie na podstawie art. 186 Kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok z dnia 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP z 2004 r. Nr 18, poz. 310).
W wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05, Monitor Prawa Pracy z 2006 r. Nr 3, str. 119) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet w sytuacji, gdy ten nie wyraża na to zgody. W uzasadnieniu wyroku Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 Kodeksu pracy dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić "najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego" żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Według Sądu zważywszy na przedmiot, cel i zakres art. 168 Kodeksu pracy nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 Kodeksu pracy zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (…). Sąd uwypuklił, iż prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobligowany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad. Z kolei pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Dodatkowo należy podkreślić, iż nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 Kodeksu pracy – w większości przypadków – poza przypadkami losowymi, np. chorobą pracownika stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny. Jednakże należy zaznaczyć, że w kwestiach spornych dotyczących wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego, jednoznaczne rozstrzygnięcie może wydać sąd pracy.
