Wynikającymi z obowiązków prezesa zarządu wydatkami będą m.in. koszty podróży służbowych (wydatki na przeloty lotnicze, taksówki), koszty noclegów, diety, koszty kursów zawodowych (w tym także językowych), koszt prowizji korzystania z rachunku bankowego oraz kart płatniczych, a także koszty związane z używaniem w sprawach spółki samochodu, telefonu komórkowego i stacjonarnego, komputera czy notebooka. O tym, czy spółka zaliczy je do kosztów uzyskania przychodu, zdecyduje umowa podpisana z prezesem.
Prezes na umowie o pracę
Ponieważ wyżej wymienione wydatki pozostają w ścisłym związku z obowiązkami wynikającymi z uregulowań Kodeksu spółek handlowych i służą spółce w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu, mogą one stanowić koszt podatkowy. Będzie tak jednak tylko wtedy, gdy spółka zatrudni prezesa na postawie umowy o pracę. Stanowisko to potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 13.07.2012 r. o sygn. ILPB3/423-143/12-4/MS, w której wskazuje, iż wydatki, jakie ponosi spółka na rzecz prezesa zarządu będącego jedynie członkiem organu zarządzającego spółki, są niezbędne do osiągania przez spółkę przychodów i stanowią koszt podatkowy.
Inne ograniczenia obowiązują nadal
Zatrudnienie prezesa na podstawie umowy o pracę oznacza, iż zasady rozliczenia poniesionych na niego wydatków są takie same, jak w przypadku zwykłych pracowników. A zatem, warto pamiętać m.in. o limitach dotyczących używania przez pracownika na potrzeby spółki samochodu. I tak, do kosztów podatkowych nie zalicza się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji używanego samochodu oraz kosztów remontów powypadkowych. Kosztem uzyskania przychodu nie będzie również przekraczająca równowartość 20 000 euro kwota składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, a także przekraczająca ten limit wartość odpisów amortyzacyjnych samochodu.
Przeliczenia na złote spółka musi dokonać w przypadku:
– składek – według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia,
– zużycia – według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.
Jeśli posiada udziały
W sytuacji, gdy powoływana na stanowisko prezesa zarządu osoba jest udziałowcem spółki, wszelkie wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na jego rzecz nie będą stanowiły kosztów podatkowych. Jednak, fakt ten może zmienić zapis w umowie spółki bądź w uchwale wspólników. Mianowicie, kiedy prezes będący udziałowcem spółki wyjeżdża przykładowo w podróż służbową, a z podpisanej z nim umowy wynika, iż przysługuje mu zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków i wydatki te są związane z działalnością spółki, nie będą one miały charakteru jednostronnego świadczenia na rzecz udziałowca, a zatem można je będzie zaliczyć do kosztów podatkowych.
Katarzyna Miazek, Tax Care
Karolina Zawłocka, księgowa Tax Care
