Pracodawca obowiązany jest do obliczenia i poboru w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od przychodów pracowników uzyskanych ze stosunku służbowego. Moment powstania przychodu u pracownika bowiem nie zależy od charakteru wypłacanego wynagrodzenia (bieżące czy zaległe).
Zaliczka od sumy wynagrodzeń
Postawione do dyspozycji pracownika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń stanowią przychód w momencie ich otrzymania. Zaległe wynagrodzenie staje się zatem przychodem w momencie jego wypłaty. Jeśli spóźniona wypłata pensji za luty i marzec będzie miała miejsce w maju, stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy w maju, a co za tym idzie, na pracodawcy ciążyć będzie obowiązek naliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Co ważne, zatrudniający nie będzie musiał korygować listy płac sporządzonej za luty i marzec, czy dopłacać zaliczki za te miesiące. Podstawą obliczenia zaliczki będzie suma świadczeń zaległych i wynagrodzenia bieżącego, w tym przypadku suma pensji za luty, marzec oraz kwiecień.
Co również warto mieć na uwadze, przy naliczaniu zaliczek dotyczących zaległych wynagrodzeń stosuje się zasady, jakie obowiązują w momencie ich wypłaty, a nie jakie obowiązywały w okresie, za jaki to wynagrodzenie jest należne.
Bez korekty zeznań ZUS
Opóźnienie w wypłacie nie spowoduje także większych trudności w naliczeniu składek ZUS-owskich. Zatem składki ZUS od zaległego wynagrodzenia należy naliczyć w miesiącu, w którym to wynagrodzenie stało się u pracownika przychodem, a więc w miesiącu jego wypłaty. Pracodawca nie będzie zatem musiał dokonywać korekty dokumentów złożonych do ZUS-u za miesiące luty i marzec. Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne będą rozliczone w formularzach rozliczeniowych ZUS sporządzonych za miesiąc, w którym pracodawca wypłacił zaległość.
Odsetki za zwłokę wolne od podatku
Jedynym dodatkowym kosztem, jakie poniesie pracodawca za spóźnianie się z wypłatą wynagrodzenia są odsetki. Otrzymane przez pracownika odsetki za zwłokę w przypadku opóźnień w wypłacie pensji pozostają jednak wolne od podatku. Zgodnie z ustawą o PIT bowiem nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń m.in. ze stosunku pracy. Pracodawca nie powinien zatem powiększać podstawy do naliczenia zaliczki na podatek dochodowy o wartość należnych pracownikowi odsetek.
Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care
