Od marca 2013 r. wzrastają – niezmieniane już od 6 lat – stawki diet za podróże służbowe. W przypadku podróży krajowych stawka rośnie o 30,4%: z 23 zł do 30 zł za dobę.
Wysokość diety w przypadku podróży krajowych nieprzekraczających doby
Oznacza to, że na przykład w przypadku trzydniowej podróży służbowej pracownik otrzyma po zmianach 90 zł diety zamiast obecnych 69 złotych. Należy jednak pamiętać, że dieta nie będzie przysługiwała, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. W tej kwestii nic się nie zmieniło, ale od marca będzie obowiązywał przepis, którego do tej pory nie było – w przypadku, gdy pracownikowi w krajowej podróży służbowej zapewniono bezpłatne posiłki tylko częściowo (na przykład jeden lub dwa bezpłatne posiłki), nie straci prawa do całej diety, jak to ma miejsce obecnie, tylko do określonej jej części.
W rozporządzeniu o dietach przyjęto, że śniadanie stanowi 25% diety, obiad 50%, natomiast kolacja 25%. W efekcie, jeśli pracownikowi zapewniono na przykład w pakiecie z noclegiem bezpłatne śniadanie, wysokość diety zmniejszy się o 7,5 zł za dobę.
Zwiększenie diet przekłada się również na kwotowe zwiększenie ryczałtów za noclegi i przejazdy środkami komunikacji miejscowej, które procentowo stanowią 150% w przypadku noclegów i 20% za przejazdy.
W rozporządzeniu o dietach określono także limit noclegowy – zwrot kosztów udokumentowanego rachunkiem noclegu będzie następował do 20-krotności stawki diety za jedną dobę (do 600 zł). Przepisy pozostawiają jednak furtkę – w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów noclegu będzie możliwy w wysokości przekraczającej przyznany limit (np. w przypadku braku miejsc hotelowych o średnim standardzie). Jeśli zaś pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, a jednocześnie nie ma zapewnionego bezpłatnego nocowania, obowiązywać go będzie wspomniany wyżej ryczałt noclegowy w wysokości 150% diety.
W przepisach wymieniono także inne udokumentowane wydatki, których zwrot będzie możliwy, jeśli ich poniesienie było ściśle związane z podróżą służbową. Należą do nich m.in. opłaty za bagaż, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami czy postój w strefie płatnego parkowania.
Limity generalnie dla budżetówki, ale nie tylko
Przepisy wchodzącego w życie od marca rozporządzenia dotyczą pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej) i żołnierzy – firmy spoza sfery budżetowej mogą ustalać wysokości diet dowolne, nie mogą one jednak być niższe niż te, które zostały określone dla pracowników sfery budżetowej. Jeśli prywatny pracodawca nie określił stawek diet (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę), pracownikowi przysługuje dieta w kwocie nie niższej jak w rozporządzeniu dla sfery budżetowej.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (wchodzi w życie 1 marca 2013 r.) zastąpi dwa obowiązujące obecnie rozporządzenia w sprawie diet – jedno z nich reguluje kwestie służbowych podróży krajowych, a drugie – zagranicznych. W nowym rozporządzeniu połączono przepisy wynikające z obydwu obecnych rozporządzeń. Stawki diet i kwoty limitów za nocleg przy podróżach zagranicznych także zostały podwyższone, ale w tym przypadku podwyżka zależy od danego kraju. Przykładowo dieta za podróż służbową do Niemiec wzrosła z 42 do 49 euro, a kwota limitu na nocleg – ze 103 do 150 euro. Z kolei diety za podróż służbową do Wielkiej Brytanii wzrosły z 32 funtów brytyjskich do 35 funtów, natomiast limit za nocleg w tym kraju – ze 140 do 200 funtów.
Przedsiębiorca w podróży służbowej zaoszczędzi na podatku
Zwiększenie stawek diet ma także wpływ na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących. Jeśli w podróż służbową wybiera się sam przedsiębiorca lub osoba z nim współpracująca (np. żona), do kosztów podatkowych, pozwalających na zmniejszenie zobowiązań wobec fiskusa, mogą zostać zaliczone kwoty wydatków nieprzekraczające limitów diet określonych w rozporządzeniu dla sfery budżetowej (w przypadku pracowników kosztem podatkowym są wszystkie wydatki, niezależnie od wyznaczonych limitów). Wyższe stawki diet oznaczają zatem większe korzyści podatkowe. W przypadku na przykład pięciodniowej krajowej podróży przedsiębiorcy (5 pełnych dób) będzie możliwe zaliczenie w koszty z tytułu diet 150 zł, dzięki czemu prowadzący działalność zaoszczędzi na podatku 28,50 zł (zakładając, że rozlicza się z fiskusem według 19-proc. stawki liniowej). Obecnie przy pięciodniowej podróży może zaliczyć w koszty z tytułu diet 115 zł , co daje oszczędność na podatku w wysokości 21,85 zł.
Wyższe diety są także korzystne podatkowo dla pracowników. Otóż z diet przekraczających wyznaczone przez przepisy limity pracownik musi zapłacić podatek dochodowy. Podwyższenie diety sprawia więc, że opodatkowana zostanie dopiero dieta powyżej 30 złotych.
Agata Szymborska-Sutton, Tax Care
