Zmiany w zakresie wystawiania faktur elektronicznych

Rozporządzenie określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Jest to zasadnicza zmiana w zakresie przesyłania faktur elektronicznych. Dotychczasowe przepisy oraz stanowisko Ministerstwa Finansów uznawało za faktury elektroniczne jedynie te faktury, które gwarantowały ich autentyczność pochodzenia i integralność ich treści poprzez podpisanie ich bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

 

Obecnie istnieje możliwość wystawienia i przesyłania faktur, w tym ich udostępnienie, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF), pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (podobnie jak jej cofnięcie). W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

 

Podstawowym warunkiem jaki prawo nakłada na fakturę w formie elektronicznej jest autentyczności pochodzenia faktury i integralność treści faktury. Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralności treści faktury jest zapewniona wówczas, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, a także elektronicznej wymiany danych (EDI). Nie ogranicza to jednakże wystawiania, przesyłania faktur w innej formie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

 

Faktury przesłane drogą elektroniczną winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury muszą być także łatwe do odszukania. Faktury takie muszą zapewniać także organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.

 

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.