Zakres danych osobowych podlegających udostępnieniu w toku procesu rekrutacji
Zgodnie z art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast zgodnie z art. 22(1) § 3, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania; numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Z powyższego wyliczenia wynika jednoznacznie, że Kodeks pracy nie wskazuje prywatnego adresu poczty elektronicznej czy numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje bowiem żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji, jak np. telefon. Udostępnienie takich danych jak adres poczty elektronicznej czy numer telefonu jest i powinno pozostać dobrowolne.
Przetwarzanie w celach zawodowych danych kontaktowych do pracownika pozyskanych podczas rekrutacji
Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu). Trzeba także pamiętać, że pozyskując dane w procesie rekrutacji na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy (zwłaszcza dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie), pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru.
Pracownikowi przysługuje również prawo wycofania w dowolnym momencie udzielonej zgody, przez co pracodawca ma obowiązek zaprzestania przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. Co również istotne, brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania zarówno osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (22(1a) § 2 Kodeksu pracy).
Przetwarzanie danych osobowych w celu zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
Z zupełnie inną sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy zgodnie z art. 22(1) § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przykładem takiej sytuacji może być przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru prywatnego telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Pracodawca ma wówczas obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizująca ech działania jest zaś art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Należy podkreślić, że pracodawca musi przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowej.
Podstawa prawna:
Art. 22(1), art. 22(1a) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Art. 6 RODO.
