Kodeks pracy dokładnie określa jakich informacji może domagać się od kandydata do pracy pracodawca. Dane jakie może uzyskać to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, adres do korespondencji, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Jeżeli pracodawca bezprawnie żąda od osoby ubiegającej się o pracę zaświadczenia o niekaralności, to narusza jego dobra osobiste i może być oskarżony o dyskryminację.
Istnieje jednak szerokie grono osób, od których można wymagać danych osobowych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. 10 Ustawy z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym takie prawo przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Wymóg przedstawienia zaświadczenia o niekaralności dotyczy w szczególności zawodów zaufania publicznego. Wymienić można chociażby: policjantów, prokuratorów, sędziów, agentów ubezpieczeniowych, komorników, taksówkarzy, detektywów, ochroniarzy osób i mienia, pracowników straży granicznej, czy kontroli skarbowej. W przypadku takich zawodów pracodawca może zwrócić się do Krajowego Rejestru Karnego z odpowiednim wnioskiem, w którym powinien wskazać właściwy przepis. Częściej ma jednak miejsce sytuacja, gdy kandydat ubiegający się o posadę proszony jest o dostarczenie takiego dokumentu. Za uzyskanie stosownej informacji należy zapłacić 50 zł. Trzeba również wypełnić formularz, który można złożyć w jednym z Punktów Informacyjnych KRK przy sądach na terenie kraju lub przesłać do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie. Jeżeli pomimo wymogu nie dostarczymy pracodawcy zaświadczenia o niekaralności, ten może odmówić nam zatrudnienia.
W przypadku niektórych zawodów przepisy ustawy nakładają na pracowników oraz właścicieli obowiązek cyklicznego przedstawiania zaświadczenia o niekaralności. W takiej sytuacji znajdują się chociażby osoby, które prowadzą kantor wymiany walut. Idąc za art. 12 ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku Prawo dewizowe: działalność kantorową może wykonywać osoba fizyczna, która nie została prawomocnie skazana za przestępstwo skarbowe albo za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, a także osoba prawna oraz spółka niemająca osobowości prawnej, której żaden odpowiednio członek władz lub wspólnik nie został skazany za takie przestępstwo. Ponadto przedsiębiorca jest obowiązany uzyskiwać, z upływem każdego roku działalności, zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa wymienione w art. 12. Kantory wymiany walut mogą zatem prowadzić osoby niekarane w przyszłości, a obowiązek przedstawiania odpowiedniego zaświadczenia rozciąga się na wszystkich pracowników.
Zdarzają się również sytuacje, gdy zaświadczenie o karalności nie jest wymagane, a mimo to kandydaci do pracy przedstawiają je pracodawcy. Taki dokument może podnieść w oczach pracodawcy wartość osoby ubiegającej się np. o stanowisko sprzedawcy. Jeżeli zdecydujemy się na tego typu rozwiązanie należy pamiętać o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych zawartych w zaświadczeniu, aby pracodawca mógł skorzystać z dokumentu.
