Spis treści
Najważniejsze, aby informacje o pracownikach i klientach nie dostały się w niepowołane ręce. Dotyczy to zarówno sfery cyfrowej i również fizycznej.
Do tej pory poruszając zagadnienia związane z RODO ludzie skupiali się głównie na ochronie danych elektronicznych, natomiast kwestia ochrony danych papierowych była odrobinę zaniedbywana. Co oczywiście było błędnym postępowaniem, ponieważ duża część wszystkich danych drukowana jest na papierze. Zaliczyć możemy do nich: faktury i paragony, wyciągi i zapisy księgowe, oferty i dokumentacja kontraktowa, dokumenty podatkowe i księgowe, podpisane dokumenty, notatki, wydruki oraz kopie zawierające dane osobowe muszą zastać zutylizowane w niszczarce o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa danych.
Główne wymogi nałożone na osoby przetwarzające dane to przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych oraz praca w komplementarny sposób. W celu uchronienia swojej firmy przed wysokimi karami jakie grożą w przypadku nieprzestrzegania zasad zawartych w RODO warto zaopatrzyć swoją firmę w odpowiednią niszczarkę papieru. Dostępne jest bardzo dużo modeli niszczarek na rynku. Posiadają one wiele funkcji takich jak niszczenie kart kredytowych, nośników CD/DVD, spinaczy do papieru czy dyskietek. Należy dobrać odpowiednią zgodnie z przeznaczeniem jakie musi posiadać cechy.
Poziom zabezpieczenia danych w niszczarce
Zanim zakupimy niszczarki biurowe musimy wiedzieć dokładnie jakie dokumenty będą niszczone w tym urządzeniu. Bowiem każda niszczarka posiada tzw. klasę ochrony mówiącą jakie dokumenty możemy w niej niszczyć. Według Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych w firmie przetwarzających dane powinna znajdować się niszczarka o poziomie zabezpieczenia P4 lub wyższym – jest to norma DIN 66399 obowiązująca od 2012 roku.
DIN to norma, która definiuje poziomy tajności jakie są w stanie zaoferować niszczarki. Może ich wyróżnić aż siedem:
-
P-1 wszystkie materiały; zaliczamy do nich dokumenty, które należy zniszczyć po upływie okresu ich archiwizacji, np. katalogi, prospekty
-
P-2 dokumenty firmowe; dokumenty tak niszczone są bardziej bezpieczne, ponieważ są zamieniane w ścinki o szerokości max. 6 cm i powierzchni nie przekraczającej 800 mm². Doskonale sprawdzi się do niszczenia korespondencji firmowej itp.
-
P-3 dane poufne; wszelkie dokumenty są niszczone na ścinki o powierzchni maksymalnie 320 mm². W łatwy sposób poradzą sobie takie niszczarki z danymi chronionymi i poufnymi, tj. wyciągi bankowe czy zamówienia z danymi osobowymi
-
P-4 dane szczególnie poufne; to wysoka klasa bezpieczeństwa sprawdzi się w korporacjach i biurach firm. Zutylizują dokumenty mające zasadnicze znaczenie strategii przedsiębiorstwa, np. listy płac, umowy o pracę czy bilanse
-
P-5 dane kluczowe i tajne; niszczarki utylizują nośniki danych z tajnymi informacjami – patenty, dokumenty strategiczne
-
P-6 dane tajne; niszczarki o tym stopniu służą do niszczenia tajnych informacji, tj. dokumentacji urzędowej czy badań rozwoju
-
P-7 dane ściśle tajne; najwyższy stopień tajności wykorzystywany przez policję i wojsko.
