Umowa winna zostać zawarta na piśmie, co wynika bezpośrednio z treści art. 29 § 2 zd. pierwsze Kodeksu pracy (K.p.), który stanowi, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Brak zachowania formy pisemnej umowy nie stanowi jednak przesłanki do uznania, że do zawarcia umowy nie doszło albowiem Kodeks pracy nie przewiduje formy nieważności w takim wypadku. Stanowisko to potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego – w wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 20 września 1977 roku, sygn. akt I PR 67/77, Sąd wskazał, że “…brak zachowania formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną”. Nie ulega zatem wątpliwości, że także ustna umowa o pracę powoduje nawiązanie ważnego stosunek pracy. Potwierdzeniem takie stanowiska jest także treść art. 29 § 2 zd. drugie K.p. – jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Również nie dopełnienie tych obowiązków nie skutkuje nieważnością umowy.
W razie jednak nie wykonania tych obowiązków (zawarcie oraz potwierdzenie warunków umowy o pracę na piśmie), w stosunku do pracodawcy mogą być zastosowane sankcje zarówno procesowe jak i materialno-prawne. Sankcje procesowe związane są z uznaniem zastrzeżenia formy pisemnej umowy o pracę – pod rygorem dowodowym. Zgodnie z art. 74 § 1 K.c. zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Zgodnie z treścią § 2 tego przepisu pomimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód ze świadków lub dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Przepisów powyższych o formie pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (art. 74 § 3 K.c.). Tym samym pracodawca, który nie dopełnił obowiązków zawarcia umowy w formie pisemnej, a także nie potwierdził jej warunków na piśmie, nie będzie mógł korzystać w sporze z pracownikiem z dowodów z zeznań świadków, a tym samym może być w ogóle pozbawiony możliwości dowodzenia w sporze z pracownikiem, który domagać się będzie roszczeń ze stosunku pracy. Niezależnie od sankcji proceduralnej pracodawca podlegać będzie sankcji materialnej, albowiem brak zawarcia na piśmie z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i w myśl art. 281 pkt. 2 K.p. podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Ponadto, jeżeli pracodawca będący płatnikiem składek, albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu, nie zgłasza wymaganych ustawą danych, podlega karze grzywny do 5 000 złotych (art. 98 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku, o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887).
Reasumując, w opisanym stanie faktycznym pracodawca winien niezwłocznie dopełnić swoje obowiązki w zakresie potwierdzenia zawarcia umowy na piśmie, zgłosić pracownika do ubezpieczenia oraz ewentualnie (w opisanym stanie faktycznym) po ustaniu przyczyny niezdolności do pracy, rozwiązać zawartą umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy.
Podstawa prawna:
[art. 29 § 2 K.p.]
[art. 281 pkt. 2 K.p.]
[art. 74 § 1 K.c.]
[art. 98 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku, o systemie ubezpieczeń społecznych]
