Spis treści
Dane osobowe według RODO
Dane osobowe w świetle RODO oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Adresy e-mail pracowników
Swój adres e-mail ma niemal każdy pracownik. Nie zawsze zawiera on jego pełne imię i nazwisko. Dlatego pojawia się pytanie, czy każdy adres mailowy jest traktowany jako dane osobowe związane z zatrudnieniem. Jak się okazuje, odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Nie zależnie od tego, czy adres mailowy zawiera pełne imię i nazwisko pracownika, czy tylko skrót imienia, jego inicjały czy pseudonim, z uwagi na jego powiązanie z konkretną osobą jest uznawany za dane osobowe związane z zatrudnieniem.
E-mail byłego pracownika
Co powinien zrobić pracodawca po ustania stosunku pracy swojego pracownika? Czy może nadal wykorzystać służbowy adresu e-mail byłego podwładnego? Otóż nie bardzo. Uważa się, że jeśli adres e-mail byłego pracownika stanowi dane osobowe, wówczas taki adres powinien zostać usunięty z chwilą zakończenia stosunku pracy, a przed usunięciem konta wszystkie dane związane z wykonywaną pracą powinny zostać przekazane pracodawcy. Obowiązek powiadomienia osób z którymi pracownik pozostawał w służbowych relacjach także ważny. Obowiązek ten spoczywa bowiem na samym pracowniku, zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, który wymienia obowiązek dbania o dobro zakładu pracy. A zatem pracownik powinien powiadomić, że dotychczasowy adres mailowy zostanie usunięty i wskazać nowy adres e-mail, na który osoby te będą mogły się kontaktować. Jeżeli pracownik nie dopełni tego obowiązku, sam pracodawca nie pozostaje oczywiście bez wyjścia. Wskazuje się, że pracodawca może wówczas tak skonfigurować serwer poczty, aby korespondencja była przekierowana na inny adres, a także żeby nadawca otrzymywał zwrotną wiadomość informującą, że nie ma takiego użytkownika.
Podstawa prawna:
Art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.U.UE.L.2016.119.1.
Art. 100 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dz. U z 2016 r. poz. 1666 ze zm).
