Z czego składa się dokumentacja pracownicza?

Czym jest dokumentacja pracownicza i jak ją przechowywać?

Rozpoczynając od zagadnień podstawowych, należałoby wskazać, czym jest dokumentacja pracownicza. Dokumentację tę tworzą akta osobowe pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej. Najważniejsze jest jednak zobowiązanie pracodawcy, by przechowywał ją w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:
 

• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
  •   umowę o pracę
  •   oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
  •   zakres czynności (zakres obowiązków)
  •   potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
  •   dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
  •   dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
  •   potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
  •   oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  •   dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  •   dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
  •   dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  •   dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
  •   skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  •   dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
  •   dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
  •   oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
  •   dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
  •   kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
  •   potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
  • w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:
  •   informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
  •   informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
  •   informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
  •   informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających po-dobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumentacja związana  ze stosunkiem pracy

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
 

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

Z kolei w skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:
 

• ewidencja czasu pracy obejmująca:
•   pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury
•   urlopy
•   zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
•   czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika dotyczące między innymi:
•   udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
•   ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy)
•   ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy)
•   stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
• dokumentacja:
•   związana ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy)
•   związana z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy)
•   związana z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
• zgody:
•   pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy)
•   pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).
   

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.