Kto korzysta?
Wielu pracodawców zezwala swoim pracownikom na korzystanie z auta firmowego podczas urlopu bez względu na zajmowane stanowisko. Jednak najczęściej wiąże się to z koniecznością uzyskania pisemnej zgody, która poprzedzona jest złożeniem odpowiedniego wniosku. Jeśli zostanie on zaakceptowany to pracownik bez problemu może poruszać się nim w celach prywatnych. W przypadku odpowiedzi odmownej pracodawca może wymagać od pracownika pozostawienia pojazdu np. na parkingu firmowym lub powierzyć auto na ten czas innemu pracownikowi w celu wykonywania jego obowiązków służbowych.
Jakie ograniczenia?
Jednym z wymogów stawianych przez pracodawców jest to, że z samochodu firmowego może korzystać tylko uprawiony pracownik bądź korzystanie z auta służbowego przez inną osobę np. członka rodziny możliwe jest tylko w obecności pracownika. Wyjątek stanowić może tutaj tzw. wyższa potrzeba, czyli zagrożenie życia lub zdrowia. Przed zaplanowaniem podróży zagranicznej warto sprawdzić, czy możliwe jest również skorzystanie z auta firmowego poza granicami naszego kraju. Zdarza się, że pracodawca wymaga tylko złożenia dodatkowego wniosku lub taka podróż możliwa jest tylko w szczególnych sytuacjach.
Na własny koszt?
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań dotyczących korzystania z samochodu służbowego podczas urlopu jest kwestia kosztów. Czy pracownik musi tankować z własnej kieszeni, a jeśli nie to czy może jeździć bez ograniczeń? Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od ustaleń z pracodawcą, które najczęściej można znaleźć w regulaminie korzystania z pojazdów firmowych. Warto zwrócić uwagę również na fakt, iż wielu przedsiębiorców korzysta z bezgotówkowej formy zapłaty za paliwo, posługując się przy tym kartami paliwowymi. Jednak w większości przypadków pracownikom zabrania się korzystania z kart paliwowych w celach prywatnych, wyjątek stanowią tylko tzw. sytuacje awaryjne. – Część pracodawców pozostawia pracownikom karty paliwowe na czas urlopu. Jednak w większości przypadków podlega to późniejszej weryfikacji – mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl. – Wielu pracodawców wyposaża flotę pojazdów w system monitoringu GPS, który pozwala na kontrolę kosztów m.in. przez import danych dot. kosztów z kart paliwowych. Funkcjonalność ta znacznie ułatwia rozliczenie pracownika z wydatków poniesionych podczas urlopu – dodaje M. Słodownik.
Należy także zwrócić uwagę na fakt, że koszty związane z użytkowaniem samochodu firmowego (również te wynikające z przepisów prawa podatkowego) w celach prywatnych, w tym podczas urlopu ponoszą pracownicy. Co ważne, korzystając z auta służbowego w czasie urlopu większość pracodawców nie nakłada limitu kilometrów, które można pokonać samochodem służbowym. Oprócz kosztów paliwa należy wziąć pod uwagę koszty związane z eksploatacją auta czy pomocy assistance.
