Błędy w dokumentach składanych przez wykonawcę

Najczęściej popełniane przez wykonawców błędy dotyczą składania dokumentów/oświadczeń:

1. w nieprawidłowej formie,
2. w języku obcym (bez dopuszczenia takiej możliwości przez zamawiającego) lub bez wymaganego tłumaczenia na język polski,
3. wystawionychwcześniej niż przewiduje rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, lub
4. wskazujących na niespełnienie postawionych warunków udziału w postępowaniu.

Powyższe nieprawidłowości odnoszą się również do składanych wraz z dokumentami i oświadczeniami pełnomocnictw.

Nieprawidłowa forma

Zasadniczo, wykonawcy powinni składać dokumenty/oświadczenia:

• w oryginale lub
• kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Dopuszczalne jest składanie dokumentów/oświadczeń w formie elektronicznej, jednak dokumenty takie powinny być opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

WAŻNE!

Niezachowanie wymaganych form składania dokumentów traktowane jest jako błąd i wiąże się z obowiązkiem zamawiającego wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów.

Wymóg odnośnie formy dotyczy jednak wyłącznie dokumentów wymienionych w rozporządzeniu w sprawie rodzajów dokumentów. Nie bedzie zatem podstawą wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentu ani tymbardziej wykluczenia go z postępowania złożenie w nieprawidłowej formie dokumentu potwierdzającego np. wniesienie wadium.

Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

Należy przy tym podkreślić, iż żądanie takie przysługuje zamawiającemu, jeżeli nieczytelny lub budzący wątpliwości fragment dotyczy istoty dokumentu tj. wykazania się przez wykonawcę spełnieniem warunku udziału w postępowaniu.

Jeśli zaś wątpliwości dotyczą innych zapisów, niezwiązanych bezpośrednio z wypełnieniem przez wykonawcę wymogów udziału w postepowaniu, to dokument taki nie będzie uznany za wadliwy. W takiej sytuacji wystarczy, gdy zamawiający zwróci się do wykonawcy z prośbą o złożenie wyjaśnień dotyczących wątpliwego zakresu dokumentu.

PRZYKŁAD:

Wykonawca dołączył do oferty nieczytelny dokument z KRS. Nie można z niego odczytać, kto jest uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. W tej sytuacji złożony przez wykonawcę dokument KRS nie zawiera błędów. Nieczytelny fragment dotyczy bowiem sposobu reprezentacji wykonawcy, a nie zakresu związanego z otwarciem likwidacji czy ogłoszeniem upadłości, a więc wykazaniem się spełnieniem warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający może w takim wypadku poprosić wykonawcę o przedstawienie oryginału dokumentu lub jego notarialnie poświadczonej kopii albo zwrócić się do wykonawcy z prośbą o złożenie wyjaśnień, kto jest uprawniony do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

Gdyby zaś kopia KRS była nieczytelna w zakresie związanym z otwraciem likwidacji lub ogłoszeniem upadłości, tj. w zakresie wykazania braku podstaw do wykluczenia, to dokument taki będzie uznany za błędny a zamawiający będzie miał obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia błędu w wyznaczonym terminie.

Nieprawidłowy język lub brak tłumaczenia

Zasadniczo postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim i w takim języku wykonawca powinien składać niezbędne dokumenty i oświadczenia.

Jednakże w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Dokumenty/oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest jednak wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę na ich złożenie w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

WAŻNE!

Złożenie dokumentów/oświadczeń w języku obcym bez wcześniejszego dopuszczenia takiej możliwości przez zamawiającego traktowane jest jako błąd i wiąże się z obowiązkiem zamawiającego wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia. To samo dotyczy sytuacji, gdy dokumenty/oświadczenia zostały złożone bez tłumaczenia na język polski.

PRZYKŁAD:

Zamawiający prowadzący postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu komputerowego zażądał, aby wykonawcy wraz z ofertą przedstawili certyfikaty ISO i certyfikaty CE. Nie dopuścił przy tym mozliwości składania dokumentów w języku innym niż język polski. Po jawnym otwarciu ofert jeden z wykonawców dokonał wglądu do innych ofert, następnie złożył protest, w którym wykazał, że inne dokumenty złożone przez innych wykonawców są wadliwe, gdyż postępowanie prowadzone jest w języku polskim, a dołączone certyfikaty są w języku angielskim.

W tym przypadku protestujący wykonawca ma rację. Ponieważ dokumenty sporządzone są w języku obcym pozostali wykonawcy mają obowiązek złożyć je wraz z tłumaczeniem na język polski. Zamawiający powinien zatem wezwać tych wykonawców do złożenia tłumaczeń.

Wadliwe terminy wystawienia

Zarówno dokumenty/oświadczenia składane przez wykonawców krajowych, jak i dokumenty podmiotów zagranicznych, powinny być wystawione w odpowiednim terminie. Wymagane terminy wystawienia poszczególnych dokumentów/oświadczeń określa rozporządzenie z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.

WAŻNE!

Dokument wystawiony w terminie wcześniejszym niż wskazany w rozporządzeniu nie może zostać uznany przez zamawiającego. Złożenie takiego dokumentu skutkuje koniecznością wezwania wykonawcy do jego uzupełnienia.

W przypadku wykonawców zagranicznych wskazane w rozporzadzeniu terminy dotyczą również dokumentów zawierających oświadczenia wykonawcy złożone przed nota­riuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

PRZYKŁAD:

Wykonawca zagraniczny przedstawił zamawiającemu oświadczenie złożone przed notariuszem, które stanowi dowód braku zalegania przez wykonawcę z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz braku orzeczenia wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Dokument ten został wystawiony na 4 miesiące przed terminem składania wniosków/ofert. W takim przypadku zamawiający ma obowiązek we­zwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego, że nie zalega on z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania wniosków/ofert.

Często zdarza się jednak, że przepisy zagranicznych systemów prawnych przyznają doku­mentom, wydawanych na ich podstawie, inne terminy ważności. Wówczas pojawia się dylemat, czy taki dokument może zostać uznany jako wystarczający dowód wykazania przez wykonawcę braku podstaw do wykluczenia.

Jeśli dokument nie spełnia wymogów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów co do terminu jego wystawie­nia, zamawiający nie może domagać się, by wykonawca przedłożył oświadczenie np. przed notariuszem, gdyż instytucja ta znajduje zastosowanie tylko i wyłącznie w sytuacji całkowitego braku wydawania określonego dokumentu.

Niestety orzecznictwo w tym zakresie jest niejednolite. Większość wyroków wskazuje, że dokument, który zgodnie z prawem kraju pochodzenia (siedziby) wykonawcy jest ważny, zachowuje również aktualność w ro­zumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów (wyrok KIO z 31 marca 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 330/09, wyrok KIO z 22 grudnia 2009 r. sygn. akt KIO/UZP 1791/09).

Niektóre zaś orzeczenia podkreślają, że polskiego i zagranicznego wykonawcę obowiązują te same zasady w zakresie ważności składanych dokumentów (wyrok KIO z 7 września 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 1090/09; 1111/09).

Wydaje się, iż kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia tego problemu ma ustalenie (poprzez żądanie wyjaśnienia), czy wykonawca dysponuje lub dysponował możliwościami praw­nymi, by uzyskać nowy dokument, wystawiony w terminach wymaganych przez rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów.

Jeżeli wykonawca miał taką możliwość, to zamawiający powinien wezwać go do uzupełnienia dokumentu wystawionego w terminie 3 lub 6 miesięcy przed upływem terminu składnia wniosków/ofert. Jeśli zaś okaże się, że wykonawca może ubiegać się o nowy dokument wy­łącznie po wygaśnięciu ważności wystawionego już dokumentu, to wówczas należy uznać ten dokument jako wystarczający dowód spełniania warunku braku podstaw do wykluczenia.

Dokumenty wskazujące niespełnienie warunków

Może się również zdarzyć, że wykonawca złoży dokumenty, które wskazują na niespełnienie postawionych warunków udziału w postępowaniu.

Sytuacja taka bedzie miała miejsce np. gdy:

1. wykonawca nie podał liczby wykonanych zamówień odpowiadających przedmiotowi zamówienia albo
2. wskazał w wykazie osoby przewidziane do realizacji zamówienia niespełniające wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W takim przypadku zamawiający bedzie zobowiązany wezwać wykonawce do uzupełnienia dokumentu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wadliwe pełnomocnictwa

Za błąd uznawane jest także niezłożenie w ofercie pełnomocnictwa lub złożenie pełnomocnictwa wadliwego. W każdym bowiem przypadku, gdy oferta została podpisana przez osobę (lub osoby) inną niż figurująca w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego, jako upoważniona do reprezentacji lub w wypisie z ewidencji działalności gospodarczej, do oferty powinno być dołączone pełnomocnictwo uprawniające do dokonania tej czynności.

Jeżeli pełnomocnictwo takie nie zostało dołączone do oferty, na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający powinien wezwać wykonawcę do jego uzupełnienia. Uzupełnione pełnomocnictwo powinno potwierdzać, że osoba, która podpisała ofertę, była do tego umocowana.

Może się także zdarzyć, że pełnomocnictwo dołączone do oferty jest wadliwe.

W obecnym stanie prawnym w takiej sytuacji zamawiający miałby obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu wadliwego pełnomocnictwa. 

WAŻNE!

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej (art. 99 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 14 ustawy Prawo zamówień publicznych).

Do zachowania formy pisemnej czynności prawnej niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Ponadto, aby pełnomocnictwo było skuteczne powinno zostać złożone w:

1. oryginale lub
2. uwierzytelnionym przez mocodawcę odpisie albo
3. kopii poświadczonej notarialnie.

PRZYKŁAD:

Wykonawca załączył do oferty pełnomocnictwo w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika. Takie pełnomocnictwo ma charakter wadliwy i jako takie nie wywiera skutków prawnych.

Kosekwencje nieprawidłowego składania dokumentów

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający ma bezwzględny obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia oświadczeń bądź dokumentów, w każdym przypadku gdy wykonawca:

1. nie złożył wymaganych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw;
2. złożył oświadczenia, dokumenty lub pełnomocnictwa zawierające błędy.

WAŻNE!

Wezwanie do uzupełnienia nie stanowi swobodnej decyzji zamawiającego, ale jest obligatoryjne. Jeżeli zamawiający zaniecha tego obowiązku, naruszy przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i narazi się na protesty wykonawców.

Dopiero po bezskutecznym wezwaniu wykonawców do uzupełnienia błędów możliwe jest wykluczenie ich z postępowania o udzielenie zamówienia.

Zamawiający jest zwolniony z obowiązku wezwania wykonawcy do uzupełninia dokumentów/oświadczeń w sytuacji, gdy mimo ich złożenia oferta wykonawcy:

1. podlegałaby odrzuceniu albo
2. konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Ponadto zamawiający nie musi wzywać do uzupełnienia wykonawcy, który złożył referencje niezawierające daty wystawienia oraz informacji o stanowisku osoby podpisującej. Tak złożone referencje uznaje się za właściwe i potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu.