Na potrzeby ustalenia, że dana osoba nie ma zamieszkania w Polsce brane są pod uwagę, w szczególności, takie okoliczności jak: pobyt najbliższej rodziny za granicą np. współmałżonek; posiadanie mieszkania do własnej dyspozycji w drugim państwie, inne okoliczności,, posiadanie majątku ruchomego i nieruchomego za granicą – np. samochód, dom, bądź uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej drugiego państwa. Uwypuklić należy, iż powyższe przepisy stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.
W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, również w związku z wyjazdem za granicę lub powrotem, należy powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy, w którym składane jest zeznanie podatkowe. W języku urzędowym nazywa się to aktualizacją danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym. Zawiadomienie urzędu skarbowego jest obowiązkowe nie tylko w sytuacji, gdy zmienione zostaje miejsce zamieszkania, ale także, gdy zmianie ulega nazwisko, obywatelstwo, adres zameldowania, rodzaj i numer dowodu tożsamości. W każdym takim przypadku należy dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Termin dokonania zgłoszenia oraz rodzaj formularza zależy od tego, czy prowadzona jest samodzielnie działalność gospodarcza. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy nie prowadzą samodzielnie działalności gospodarczej, mają na dokonanie aktualizacji 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W takim przypadku, obowiązuje ich formularz NIP-3. Formularze są dostępne w urzędach skarbowych, a także na stronie Ministerstwa Finansów. Natomiast ssoby fizyczne, prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą, są zobligowane do dokonania zgłoszenia nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Robią to w gminie na tzw. wniosku zintegrowanym albo – w wyjątkowych sytuacjach, na formularzu NIP-1. Formularze są dostępne w urzędach skarbowych, a także na stronie Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Gospodarki.
Za niezaktualizowanie zgłoszenia identyfikacyjnego albo podanie w nim niepełnych lub niezgodnych ze stanem rzeczywistym danych grozi kara grzywny w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Przy czym minimalne wynagrodzenie w roku 2010 wynos 1317 zł brutto.
