Definicję czasu pracy podaje art. 128 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1974r., Nr 24, poz. 141 ze zm.), zgodnie z którym czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Istotny jest więc tu przede wszystkim fakt pozostawania w dyspozycji pracodawcy, natomiast bez znaczenia jest to, czy ma to być w siedzibie pracodawcy, czy poza jego siedzibą, jeśli tylko dane miejsce zostało wskazane jako miejsce wykonywania pracy. Zaznaczyć należy, że miejsce pracy pracownika powinno być określone w umowie o pracę. W orzecznictwie Sądu Najwyższego nie uznaje się za czas pracy okresu podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy. To stanowisko wynika z faktu, że sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy. Inne zasady mają zastosowanie w przypadku pracownika – kierowcy. Jeżeli jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy.
W konsekwencji odbywanie podróży służbowej poza ustalony czas pracy danego pracownika nie rodzi obowiązku wypłaty temu pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia.
Zatem pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje w zasadzie wynagrodzenie tylko za ten czas podróży, który odpowiada czasowi jego pracy ( np. jeśli pracuje 8 godzin dziennie to tylko za te 8 godzin otrzyma wynagrodzenie, choćby podróż trwała 10 godzin). Jeżeli jednak po zużyciu na podróż służbową całego swojego czasu pracy pracownik wykonuje jeszcze ponadto jakąś konkretną pracę, przysługuje mu za tę pracę oprócz normalnego wynagrodzenia również dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatek ten będzie przysługiwał za czas, w ciągu którego ta praca była wykonywana.
Każdy pracodawca musi zapewnić pracownikowi przynajmniej 11 godzin nieprzerwanego okresu wypoczynku, czyli czas pracy w delegacji, łącznie z powrotem, nie może przekroczyć 13 godzin.
Dlatego jeśli pracownik wyjeżdża w sprawach firmowych, pracuje i tego samego dnia wraca, spędzając w pracy 16–18 godzin odpowiedzialnym, także karnie, jest pracodawca. Praca w delegacji jest rozliczana tak samo jak praca na miejscu, w siedzibie firmy (dotyczy to także godzin nadliczbowych). Zależnie od dnia i pory wykonywania pracy, pracownik powinien otrzymać za godziny nadliczbowe dodatek do swojego wynagrodzenia. W przypadku osób zatrudnionych na pół etatu, pracodawca zobligowany jest do ustalenia górnej granicy czasu pracy, ponad określony w umowie. Każde przekroczenie tych maksymalnych, dodatkowych godzin wiąże się z wypłaceniem pracownikowi dodatku do wynagrodzenia. Jeżeli służbowy wyjazd wymaga od pracownika pracy w dni weekendowe lub święta, które w zwykłym trybie pracy są dla niego dniami wolnymi, wówczas po powrocie należy udzielić mu dnia wolnego od pracy. Dzień wolny udzielony może być przez pracodawcę w wybranym przez niego terminie. Godziny wolne należy wówczas przeliczyć w proporcji, półtorej godziny za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową. Pracodawca może także pozostawić decyzję odnośnie terminu dnia wolnego pracownikowi, który powinien wówczas złożyć stosowny wniosek. Przeliczenie godzinowe wygląda wtedy inaczej, godzina wolnego za każdą godzinę nadliczbową. Gdy nie ma możliwości udzielenia pracownikowi dnia wolnego, wówczas pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia 100-procentowego wynagrodzenia za pracę w święta.
Odbywanie podróży służbowej poza normalnym czasem pracy jest zatem dodatkową i nieodpłatną niedogodnością dla pracownika.
Dlatego też niekiedy pracodawcy, pod wpływem pracowników, wprowadzają w układach zbiorowych pracy lub regulaminach wynagradzania dodatkowe wynagrodzenie za czas spędzony w podróży służbowej, odbywanej poza godzinami ustalonymi jako czas pracy.
