Zgodnie z art. 92 Ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008r., Nr 189, poz. 1158 ze zm.) prawidłowo sporządzony akt notarialny powinien zawierać:
– dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
– miejsce sporządzenia aktu,
– imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza – nadto imię i nazwisko zastępcy,
– imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
– oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,
– stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu,
– stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
– podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
– podpis notariusza.
Jeżeli w akcie notarialnym bierze udział osoba, która nie umie lub nie może pisać, notariusz powinien stwierdzić, że osoba ta nie podpisała aktu i podać tego powody. W przypadku, gdy dokument ten dotyczy czynności prawnej, powinien także zawierać treści istotne dla tej czynności. Ponadto, jeżeli z przepisów ustawy, z przepisów szczególnych albo z woli stron wynika potrzeba umieszczenia w akcie innych stwierdzeń, takie stwierdzenia muszą się w nim znaleźć. Są to wymogi formalne ważności aktu notarialnego. Brak jednego z powyższych elementów powoduje, że nie ma zachowanej formy aktu notarialnego i jest on nieważny.
Akt notarialny może być nieważny także w przypadku, gdy sama czynność stwierdzona aktem staje się nieważna.
Warto pamiętać, że nieważna jest czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy, czynność sprzeczna z zasadami współżycia społecznego oraz czynność prawna dokonana przez osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych. Nieważność czynności powoduje również brak podmiotowości prawnej oraz brak należytej reprezentacji. Dlatego też notariusz jest zobowiązany do dokładnego zbadania zgodności z prawem dokonywanej czynności. Notariuszowi też nie wolno dokonywać czynności notarialnej, jeżeli poweźmie wątpliwość, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych.
Akt notarialny jako potwierdzenie dokonanej czynności prawnej może być także unieważniony w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zm.) dotyczące wad oświadczenia woli. Oświadczenie woli to nic innego jak przejaw tego, co dana osoba chce zrobić. Wadami oświadczenia woli są uregulowane prawnie nieprawidłowości, mające miejsce przy dokonywaniu czynności prawnej.
Do takich wad zaliczamy:
1. Brak świadomości lub swobody, czyli stan wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli. Dotyczy to w szczególności choroby psychicznej, niedorozwoju umysłowego albo innego, chociażby nawet przemijającego, zaburzenia czynności psychicznych.
2. Pozorność oświadczenia woli, polegającą na złożeniu takiego oświadczenia woli, które ma na celu ukrycie innej czynności prawnej. W tym przypadku strony umawiają się, że oświadczenie woli w ogóle ma nie wywołać żadnych skutków prawnych albo ma wywołać inny skutek niż wynika z treści czynności. Ma to miejsce w sytuacji, gdy np. strony spisują umowę darowizny w celu ukrycia umowy sprzedaży.
3. Błąd, czyli mylne wyobrażenie o rzeczywistym stanie rzeczy lub o treści złożonego oświadczenia.
Można powoływać się tylko na błąd istotny, uzasadniający przypuszczenie, że gdyby składający oświadczenie woli nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę rozsądnie, nie złożyłby oświadczenia tej treści. Występuje on w sytuacji, gdy dana osoba kupuje kopię obrazu myśląc, że to oryginał. Podobne skutki wywołuje zniekształcenie oświadczenia woli przez osobę użytą do jego przesłania.
4. Podstęp polegający na świadomym wywołaniu u drugiej osoby fałszywego obrazu jakiegoś faktu, sytuacji lub przekonania po to, aby skłonić ją do określonego postępowania, np. do zawarcia niekorzystnej umowy. Podstęp dokonany przez osobę trzecią jest jednoznaczny z podstępem strony, o ile strona o podstępie osoby trzeciej wiedziała i nie powiadomiła o tym drugiej strony.
5. Groźba, z którą mamy do czynienia wówczas, gdy oświadczenie woli jest wymuszone. Aby miała ona wpływ na ważność oświadczenia woli musi być bezprawna i realna, czyli musi wzbudzać w osobie zagrożonej obawę, że jej samej lub innej osobie grozi poważne niebezpieczeństwo osobiste lub majątkowe. Groźbą jest zastraszanie, szantażowanie czy porwanie.
W celu unieważnienia aktu notarialnego należy wnieść do sądu pozew o ustalenie nieważności dokonanej czynności prawnej.
