Jak się okazuje nieobecność na rozprawie nie ma w zasadzie wielkiego wpływu na pozycję prawną stron i uczestników postępowania administracyjnego – nawet wtedy, gdy wiedzieli oni o terminie rozprawy. Przypomnijmy, że organ administracji publicznej przeprowadzi, z urzędu lub na wniosek strony, w toku postępowania rozprawę, w każdym przypadku gdy zapewni to przyspieszenie lub uproszczenie postępowania lub gdy wymaga tego przepis prawa. Organ powinien przeprowadzić rozprawę, gdy zachodzi potrzeba uzgodnienia interesów stron oraz gdy jest to potrzebne dla wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin.
Zgodnie z treścią art. 94 KPA, nieobecność na rozprawie stron należycie wezwanych na rozprawę nie stanowi przeszkody do jej przeprowadzenia. Kierujący rozprawą odroczy ją, jeżeli stwierdzi poważne nieprawidłowości w wezwaniu stron na rozprawę, jeżeli niestawienie się strony zostało spowodowane przeszkodą trudną do przezwyciężenia, a także z innej ważnej przyczyny. Jak jednak wygląda prawidłowe wezwanie stron na rozprawę? Po pierwsze, termin rozprawy powinien być tak wyznaczony, aby doręczenie wezwań oraz ogłoszenie o rozprawie nastąpiły przynajmniej na siedem dni przed rozprawą. Po drugie niezbędne jest pisemne wezwanie stron – w wezwaniu na rozprawę określa się termin, miejsce i przedmiot rozprawy. Stronom, świadkom, biegłym oraz państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym, organizacjom i innym osobom, wezwanym do udziału w rozprawie, doręcza się wezwanie na piśmie. Jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo, że oprócz wezwanych stron, uczestniczących w postępowaniu, mogą być jeszcze w sprawie inne strony, nieznane organowi administracji publicznej, należy ponadto o terminie, miejscu i przedmiocie rozprawy ogłosić w drodze obwieszczeń albo w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
W praktyce niestawiennictwo stron na rozprawie może wynikać zatem z przyczyn zawinionych, jak i niezawinionych. W tym drugim przypadku występuje najczęściej trudna do przezwyciężenia przeszkoda, której ominięcie pozwoliłoby na dotarcie na rozprawę. Wg Sądu Najwyższego, ocena, czy niestawienie się strony zostało spowodowane przeszkodą trudną do przezwyciężenia, należy do kierującego rozprawą, który odroczy ją tylko wówczas, gdy taka przyczyna niestawienia się strony jest mu znana. Choroba strony czy też pełnomocnika uniemożliwiająca stawienie się, wykazana odpowiednim zaświadczeniem lekarskim, w każdym wypadku pociąga za sobą konieczność odroczenia rozprawy (por. wyrok SN z 18.03.1981 r. sygn. akt I PRN 8/81).
Reasumując, nieobecność na wyznaczonej rozprawie administracyjnej nie wpływa szczególnie negatywnie na pozycję prawną stron – jeżeli jest bowiem niezawinione organ odroczy rozprawę ponownie wezwie strony do stawiennictwa. W przypadku zawinionego (świadomego) niestawiennictwa strona traci prawo do określenia swojego stanowiska w sprawie, co w zależności od okoliczności sprawy może wpłynąć ostatecznie na jej wynik. Ustawodawca nie wprowadza jednak negatywnych konsekwencji pod postacią np. kary grzywny czy przymusowego doprowadzenia strony na rozprawę.
