Zgodnie z treścią art. 138 KPC, jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było – administracji domu, dozorcy domu lub właściwemu organowi gminy, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism. Powyższa regulacja dotyczy właśnie tzw. doręczenia zastępczego.
Oczywiście powyższe zasady można zastosować wyłącznie po zaistnieniu dokładnie określonych przesłanek. Po pierwsze adresat musi być nieobecny w domu, przy czym jednocześnie można pismo przekazać do właściwych organów wymienionych w art. 138 KPC. Zgodnie z postanowieniem sądu apelacyjnego w Krakowie z dnia 11 września 2012 r. (sygn. akt I Acz 1299/12), stosownie do art. 139 § 1 KPC w razie niemożności doręczenia pisma bezpośrednio adresatowi lub w sposób określony w art. 138 KPC, pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, a zawiadomienie o tym należy umieścić na drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej. Jednak podstawowym warunkiem skuteczności takiego zastępczego doręczenia jest, aby adresat mieszkał istotnie pod wskazanym adresem. Brak adnotacji operatora pocztowego, że adresat nie mieszka pod wskazanym adresem lub wyprowadził się nie sankcjonuje wadliwego doręczenia, zwłaszcza, że doręczyciel może nie wiedzieć, kto mieszka pod wskazanym adresem.
Pamiętajmy jednocześnie, że jeżeli jako adres do doręczeń pism sądowych pełnomocnikowi wskazano adres strony, na niej i na jej pełnomocniku spoczywa obowiązek takiego zorganizowania procesu odbioru przesyłek sądowych, by doręczane były one bezpośrednio adresatowi. Jeżeli strona lub pełnomocnik nie jest obecny pod adresem wskazanym dla doręczeń przez cały czas, gdy korespondencja sądowa może tam dotrzeć, rzeczą strony i pełnomocnika jest upoważnienie określonej osoby do odbioru przesyłki, ze skutkiem doręczenia pełnomocnikowi. Wszelkie uchybienia w tym zakresie obciążają stronę.
Na zakończenie warto także wspomnieć o sytuacji związanej z niemożnością doręczenia pisma procesowego adresatowi. Zgodnie z treścią art. 139 KPC, w razie niemożności doręczenia w sposób przewidziany w normalnym trybie doręczeniowym regulowanym KPC, pismo przesłane za pośrednictwem operatora publicznego lub innego operatora pocztowego należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia należy powtórzyć. Pismo złożone w placówce pocztowej operatora publicznego lub innego operatora pocztowego może zostać odebrane także przez osobę upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa pocztowego do odbioru przesyłek pocztowych, o którym mowa w przepisach określających warunki wykonywania powszechnych usług pocztowych, wydanych na podstawie ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane. W takim przypadku doręczający zwraca pismo do sądu z adnotacją o odmowie jego przyjęcia. Pisma dla osób prawnych, organizacji, osób fizycznych podlegających wpisowi do rejestru albo ewidencji na podstawie odrębnych przepisów – w razie niemożności doręczenia w sposób przewidziany w artykułach poprzedzających z uwagi na nieujawnienie w rejestrze albo w ewidencji zmiany adresu, a w przypadku osób fizycznych miejsca zamieszkania i adresu – pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowe miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane.
