Zgodnie z treścią art. 775 § 1 k.p. (kodeksu pracy) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Na podstawie treści art. 775 § 2 k.p. Minister właściwy do spraw pracy określa, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Rozporządzenie to dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, co nie oznacza, że nie ma ono zastosowania do pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym. Jak wynika z treści art. 775 § 3 k.p. warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Powyższe uregulowania oznaczają, że jeżeli pracownik zatrudniony jest u prywatnego przedsiębiorcy, to pierwszeństwo w zastosowaniu przepisów dotyczących rozliczania delegacji służbowych znajdują uregulowania układu zbiorowego pracy, a jeżeli takim układem nie jest on objęty, regulaminem wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzać regulamin wynagradzania wówczas powinna określać to umowa o pracę. U określonego pracodawcy mogą zatem obowiązywać inne wysokości diet niż wskazane w załączniku do komentowanego rozporządzenia, z tym że zgodnie z art. 775 § 4 k.p. stawka diety zagranicznej ustalona przez pracodawcę w walucie obcej musi stanowić co najmniej równowartość diety za dobę krajowej podróży służbowej. Wielu pracodawców stosuje wprost bądź odwołuje się – w zakładowych uregulowaniach – do przepisów przedmiotowego rozporządzenia. Niższe stawki diet wprowadzają głównie przewoźnicy w transporcie międzynarodowym.
Tym samym pracodawca może żądać np. przedstawienia rachunków związanych z kosztami wyżywienia, co może być uzasadnione pokrywaniem faktycznych kosztów poniesionych przez pracownika z podróżą służbową. Same przepisy rozporządzenia określają iż pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje tylko część ustalonej diety, tj. 25%. Natomiast w przypadku, gdy pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje wówczas odpowiednia część na:
1) śniadanie – 15% diety;
2) obiad – 30% diety;
3) kolację – 30% diety;
4) inne wydatki – 25% diety.
Ponadto rozporządzenie przewiduje, że pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Tym samym u danego pracodawcy, który nie należy do państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej mogą istnieć określone uregulowania, które nie koniecznie przewidują wypłatę całej diety jak to się dzieje np. u innych pracodawców lub w sferze budżetowej lub samorządowej. Jedynie ograniczenie w tym zakresie jakie przewiduje ustawodawca to takie, aby postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie ustalały diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
