Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
Należy pamiętać, że w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą dokumenty osobowe i dokumenty płacowe, dotyczące wypłaconego wynagrodzenia. Dokumenty osobowe to z kolei akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty jak np. kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
Akta osobowe pracowników
Akta osobowe pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika. Są one gromadzone w formie teczki personalnej podzielonej na 3 części:
– część A to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, tj. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty dot. kwalifikacji zawodowych pracownika, orzeczenie lekarskie oraz inne dokumenty dostarczone przez pracownika,
– część B to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia w tym: umowa o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka o wyrażeniu zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, dokumenty dotyczące powierzenia mienia, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia związane z wypowiedzeniem bądź zmianą warunków umowy, dokumenty związane z przyznaniem nagrody bądź wymierzeniem kary, pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych i kontrolnych, wnioski pracownika dot. ustalenia indywidualnego czasu pracy i inne,
– część C to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy itp.
Dokumenty znajdujące się poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto każda z tych części musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany także do prowadzenia dla każdego pracownika:
– karty ewidencji czasu pracy obejmującej ewidencję pracy w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności, praca w godzinach nadliczbowych itp.,
– imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
– karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację – jeśli oczywiście dotyczy to konkretnego pracownika.
Należy pamiętać, że w aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie związane z zatrudnieniem. Pracodawca może bowiem żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Dokumenty pracownicze należy przechowywać w odpowiednich warunkach i przez określony czas
Warto wiedzieć, że dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia i przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową przez 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Co ważne, pracodawca musi przechowywać te dokumenty w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Po zakończeniu zatrudnienia uporządkowane akta osobowe pracownika przekazuje się do archiwum zakładowego. Co istotne, trzeba to zrobić po upływie roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji i akt pracowniczych bądź pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny w wysokości od 1.000,-zł do 30.000,-zł.
