Dokumentacja pracownicza
Dokumentację pracowniczą stanowią dokumenty osobowe oraz dokumenty płacowe, dotyczące wypłaconego wynagrodzenia. Dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty jak np. kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.Akta osobowe
Dla każdego pracownika należy osobno prowadzić akta osobowe. Pracodawca powinien przechowywać w nich odpisy lub kopie związane z zatrudnianiem. Od pracownika może on żądać oryginałów tylko do wglądu lub sporządzenia odpisów. Dokumenty osobowe powinny być gromadzone w formie teczki personalnej podzielonej na trzy części:
– część A, czyli dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, tj. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty dot. kwalifikacji zawodowych pracownika, orzeczenie lekarskie oraz inne dokumenty dostarczone przez pracownika,
– część B, czyli dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia a w szczególności umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka o wyrażeniu zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, dokumenty dotyczące powierzenia mienia, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji, oświadczenia związane z wypowiedzeniem bądź zmianą warunków umowy, dokumenty związane z przyznaniem nagrody bądź wymierzeniem kary, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych i kontrolnych, wnioski pracownika dot. ustalenia indywidualnego czasu pracy i inne,
– część C, czyli dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, tj. oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy itp.
Dokumenty znajdujące się poszczególnych częściach akt osobowych należy układać w porządku chronologicznym oraz ponumerować. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Oprócz wyżej wymienionych dokumentów pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika:
– kartę ewidencji czasu pracy obejmującą ewidencję pracy w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności, praca w godzinach nadliczbowych itp.,
– imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
– kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację – jeśli oczywiście dotyczy to konkretnego pracownika.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych
Pracodawca musi przechowywać dokumentację oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy a dokumentację płacową przez 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum zakładowego. Przed przekazaniem do dalszego przechowywania, taka dokumentacja powinna być uporządkowana. Generalnie dokumentacja pracownicza jest przechowywana w archiwum zakładowym. W sytuacji, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana. Należy pamiętać, że pracodawcy, który nie prowadzi dokumentacji i akt pracowniczych bądź pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, grozi kara grzywny w wysokości od 1.000,-zł do 30.000,-zł.
