Zasada pisemności przesądza o formie komunikowania się w postępowaniu administracyjnym. Z doręczeniem wiążą się określone skutki prawne, np. od daty doręczenia rozpoczynają bieg niektóre terminy do dokonania czynności proceduralnych. Zważywszy na powyższe, przepisy dotyczące prawidłowego doręczania przez organy administracyjne wszelkiego rodzaju pism odgrywają bardzo istotną rolę.
Kto doręcza pisma w postępowaniu administracyjnym?
Zgodnie z art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Ponadto, ustawodawca przewidział możliwość doręczenia pisma za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to możliwe, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:
1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo
2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.
Komu doręcza się pisma administracyjne?
Co do zasady, pisma doręcza się stronie. W przypadku wielości stron postępowania administracyjnego, pisma należy doręczyć wszystkim stronom. Pisma doręcza się również uczestnikom na prawach strony. Jeżeli strona ustanowiła przedstawiciela, to pismo doręcza się temu przedstawicielowi. Natomiast w sytuacji, gdy strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi (strona może wskazać takiego pełnomocnika).
W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Strona, która mieszka za granicą lub ma siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.
Osobom fizycznym pisma doręcza się w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Mogą być one doręczone także w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony powyżej, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Wówczas adresat pisma, zostanie powiadomiony przez awizo o konieczności odbioru przesyłki w danej placówce pocztowej. Natomiast w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ – pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta). W razie nieodebrania przesyłki w terminie w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia awizo, wówczas doręczający jest obowiązany pozostawić powtórnie awizo o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pisemnego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu czternastu dni liczonego od następnego dnia od dnia złożenia pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
