Można ubiegać się o nie osobiście lub przez upoważnionego pełnomocnika. Można również zwrócić się o to listownie lub elektronicznie za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu podawczego (http://eup.zus.pl). Zaświadczenie można odebrać osobiście lub listownie. To wnioskodawca sam decyduje, która forma jest dla niego wygodniejsza. Zakład Ubezpieczeń społecznych nie może tylko wysłać zaświadczenia e-mailem, ponieważ ze względów bezpieczeństwa wydaje się je na drukach ścisłego zarachowania. Każdy ma swój unikalny numer, aby uniknąć ewentualnych fałszerstw.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje zaświadczenie na podstawie posiadanych przez siebie danych o stanie rozliczeń płatnika. Stan rozliczeń ustalany jest na podstawie zaewidencjonowanych w systemie informatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych z prawidłowo wypełnionych i przekazanych przez płatnika dokumentów rozliczeniowych, jak też dokonanych wpłat, które zostały zidentyfikowane i zaewidencjonowane na jego koncie rozliczeniowym.
Zaświadczenie jest wydawane w sytuacji, gdy na koncie płatnika składek nie występuje zadłużenie z tytułu składek. Przepisy nie ustalają żadnej granicznej kwoty minimalnej, która stanowiąc zadłużenie, pozwalałaby na wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Należy pamiętać, że zaświadczenie, o niezaleganiu w opłacaniu składek stwierdza, że płatnik nie miał zaległości w dniu jego wydania. Może się jednak zdarzyć, że po wydaniu zaświadczenia zajdą okoliczności zmieniające ten stan rzeczy. Sam płatnik może np. złożyć korektę, która zmieni dane z dokumentów wcześniej zaewidencjonowanych. Także niedotrzymanie warunków udzielonej płatnikowi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych ulgi: np. odroczenia terminu płatności składek – będzie skutkowało tym, że na koncie pojawi się zadłużenie. Sytuację taką może także spowodować przeprowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontrola.
W sytuacji, gdy zachodzą okoliczności, które uniemożliwiają wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, ZUS wydaje płatnikowi składek decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Od tej decyzji przysługuje płatnikowi odwołanie do sądu. O potwierdzenie autentyczności zaświadczeń zwraca się do ZUS wiele instytucji np. banki. Takich próśb jest na tyle dużo, że ZUS przygotowuje specjalną elektroniczną usługę. Przez system internetowy zainteresowane podmioty będą mogły spytać się czy Zakład wydał płatnikowi X, legitymującemu się danymi Y, zaświadczenie o konkretnym numerze i serii. Prace w tym zakresie są zaawansowane i udostępnienie usługi prawdopodobnie nastąpi jeszcze przed wakacjami.
