Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Należy pamiętać, że ekwiwalent urlopowy przysługuje pracownikowi w przypadku, gdy nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy i nie wykorzystał on do tej pory w całości lub w części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Co ważne, nie ma tu znaczenia sposób i przyczyna rozwiązania umowy o pracę. Umowa ta może więc zostać rozwiązania zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika, z winy pracownika lub też bez niej albo na mocy porozumienia stron. Istotne jest to, aby pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu podczas świadczenia pracy oraz w okresie wypowiedzenia. Warto również wiedzieć, że ekwiwalent ten należy wypłacić pracownikowi nie tylko za bieżący ale również za urlop zaległy. Pracownik nabywa prawo do tego świadczenia z datą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a roszczenie o jego wypłacenie przedawnia się z upływem 3 lat.
Ekwiwalentu urlopowego nie można się zrzec
Trzeba mieć na uwadze, że pracownik nie może zrzec się ekwiwalentu urlopowego, pomimo tego, że taki zakaz nie wynika jednoznacznie z przepisów prawa pracy. Z uwagi na fakt, że to świadczenie redukuje czas zaległego urlopu wypoczynkowego, nie można uznać dni niewykorzystanego urlopu, za które pobrano ekwiwalent, jako przedłużenie czasu trwania stosunku pracy.
Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu?
W sytuacji, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą, wówczas pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu urlopowego. Jeżeli więc pracownik, mający niewykorzystany urlop, zawrze kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu tej poprzedniej, może nie otrzymać tego świadczenia. W tym bowiem przypadku może on wykorzystać zaległy urlop w ramach kolejnego stosunku pracy. Pracodawca nie obowiązku wypłacania ekwiwalentu urlopowego także wtedy, gdy na podstawie odrębnych przepisów zobowiązany jest objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. Jeśli jednak wysokość tego świadczenia pieniężnego jest mniejsza niż ekwiwalent pieniężny, wówczas musi on wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.
Obliczanie ekwiwalentu urlopowego
Generalnie ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się według takich samych zasad jak wynagrodzenie urlopowe. Wysokość tego świadczenia oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Należy pamiętać, że ekwiwalent urlopowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
– jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
– wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
– gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
– wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
– ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
– dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
– wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
– kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
– nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
– odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
– wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Przy obliczaniu ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę, że:
– składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokościach uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
– składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia uprawnienia do ekwiwalentu pieniężnego uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu,
– składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Następnie należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Warto wiedzieć, że współczynnik urlopowy ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy i dzieląc otrzymany wynik przez 12. W 2014 roku współczynnik ten wynosi 20,83. Co ważne, powyższa wartość współczynnika urlopowego jest stosowana przy obliczaniu ekwiwalentu dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. W celu obliczenia ekwiwalentu za godzinę urlopu trzeba, otrzymany wyżej ekwiwalent, podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Aby ustalić całą kwotę ekwiwalentu należy na koniec pomnożyć wysokość ekwiwalentu za 1 godzinę przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Prawo do ekwiwalentu przechodzi na rodzinę zmarłego pracownika
Należy pamiętać, że ekwiwalent urlopowy podlega ochronie takiej samej jak wynagrodzenie za świadczenie pracy. Dlatego też, w razie śmierci pracownika, świadczenie to wypłaca się małżonkowi oraz innym osobom uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym. Jeżeli takich osób nie ma, wówczas prawo do ekwiwalentu wchodzi do spadku.
