Zgodnie z treścią art. 171 Kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Tak naprawdę zastąpienie urlopu wypoczynkowego ekwiwalentem pieniężnym jest możliwe wyjątkowo – tylko wówczas, gdy dochodzi do definitywnego rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przed wykorzystaniem przysługującego pracownikowi urlopu. Po przywróceniu do pracy i podjęciu przez niego pracy, czyli po restytucji stosunku pracy, istnieje możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, także urlopu zaległego, i jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi całego przysługującego mu urlopu w tym czasie (przed kolejnym rozwiązaniem stosunku pracy), a pracownik wykorzysta przysługujący mu urlop, to brak jest podstaw do zasądzenia na jego rzecz ekwiwalentu pieniężnego.
Pamiętajmy, że pracownik przywrócony do pracy orzeczeniem sądu nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego za okres pozostawania bez pracy określony w art. 51 § 1 KP. Po ustaniu stosunku pracy pracownik nie ma interesu prawnego w ustaleniu, że nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w naturze. Może bowiem dochodzić na podstawie art. 171 § 1 KP ekwiwalentu za nie wykorzystany urlop.
Szczegółowe reguły dotyczące sposobu ustalania należnego pracownikowi ekwiwalentu możemy znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. – w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z powyższym aktem prawnym, ekwiwalent ustalamy z wyłączeniem jednorazowych lub niepowtarzających się wypłat za spełnienie określonego zadania lub za oznaczone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, a także za czas niezawinionego przez pracownika postoju w świadczeniu pracy, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Pierwszym krokiem do obliczenia ekwiwalentu jest dokładne określenie przysługującego pracownikowi miesięcznego wynagrodzenia. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 rozporządzenia, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia, a następnie,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z § 19 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia bza 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Roszczenie o ekwiwalent pieniężny za nie wykorzystany urlop, bez względu na to, czy chodzi o urlop bieżący czy zaległy, staje się wymagalne w dacie rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli następuje to po ogłoszeniu upadłości pracodawcy, a wierzytelność ta nie została z urzędu uwzględniona w projekcie listy wierzytelności na podstawie art. 7a ust. 5 ustawy z dnia 28 grudnia 1989 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy, pracownik może jej dochodzić w procesie. Jako ciekawostkę warto dodać na zakończenie, że przychód z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłacony po ustaniu stosunku pracy, będący podstawą wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uwzględnia się w podstawie wymiaru emerytury w roku, w którym został faktycznie uzyskany (por. wyrok sądu apelacyjnego w Szczecinie z 18.03.2010 r. sygn. akt III AUa 45/10).
