W opinii Państwowej Inspekcji Pracy niezbędne jest wprowadzenie obowiązku określania w ewidencji godzin rozpoczynania i kończenia pracy w danym dniu. Obecnie Kodeks Pracy nakłada jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy tak, aby możliwe było prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych. Art. 149 Kodeksu Pracy określa cel ewidencji, ale nie wskazuje, jaka powinna być jej treść.
Obecnie obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy obejmuje wszystkich pracodawców. Nie zwalnia od niego zatrudnianie niewielkiej liczby pracowników czy nawet tylko jednego. Dotyczy on wszystkich pracowników bez względu na podstawę prawną stosunku pracy (umowa, mianowanie, powołanie czy wybór). Pracodawca powinien założyć dla każdego pracownika imienną kartę ewidencji czasu pracy. Karta taka może być również prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem istnienia możliwości uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli. Podstawowym elementem, który powinna zawierać każda ewidencja, jest liczba godzin, którą pracownik przepracował. Należy zaznaczyć w niej odpowiednio pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dniu wolne od pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, a w stosunku do pracowników młodocianych także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Ewidencję prowadzi się na bieżąco przez cały okres zatrudnienia każdego pracownika, także dla pracowników wynagradzanych prowizyjnie.
Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach dla:
- osób zarządzających, w imieniu pracodawcy, zakładem pracy;
- osób objętych zadaniowym wymiarem czasu pracy;
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej;
Nie zwalnia to jednak z ewidencjonowania innych zdarzeń takich, jak urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Ewidencję czasu pracy należy udostępnić pracownikowi na jego żądanie. Zgodnie z jego żądaniem należy umożliwić wgląd do karty ewidencji, sporządzenie odpisu lub kserokopii. Oryginał dokumentu stanowi własność pracodawcy.
Nieprawidłowe lub nierzetelne prowadzenie ewidencji
- Nieprawidłowości techniczne np. braku zapisu o realizacji przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego stanowią dla inspektora pracy podstawę jedynie do złożenia wniosku o prawidłowe prowadzenie ewidencji.
- Naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Gdy takie wykroczenie stwierdzone zostanie praz inspektora pracy, może on nałożyć karę grzywny do 2 000 zł w ramach postępowania mandatowego lub wystąpić do sądu o zasądzenie karz grzywny do 30 000 zł.
- Fałszowanie ewidencji lub poświadczanie nieprawdy stanowią przestępstwo. Jeśli inspektor pracy podejrzewa taką sytuację może wystąpić do prokuratury z zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Za podrobienie lub przerobienie dokumentu oraz za poświadczanie nieprawdy przez osobę uprawnioną do wystawienia dokumentu co do okoliczności mającej znaczenie prawne kodeks karny przewiduje zagrożenie karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
Pamiętaj!!! Brak ewidencji czasu pracy nie stanowi przeszkody w udowodnieniu przed sądem pracy w godzinach nadliczbowych. Dla sądu pracy, jak i dla inspektora pracy dowodem może być każdy dokument, w tym również zapiski dokonywane przez pracowników, książki wyjść i wejść, elektroniczny system potwierdzania obecności.
Podstawa prawna:
1. Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. Nr 24, poz. 141);
2. Kodeks karny z dnia 6 czerwca 1997 r. (Dz.U. Nr 88, poz. 553);
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286);
