Ewidencję gruntów i budynków prowadzą starostowie. Kwestie związane z tą ewidencją reguluje Ustawa z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010r., Nr 193, poz. 1287) oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z 2001r., Nr 38, poz. 454).
Ewidencję gruntów i budynków zakłada się i prowadzi w systemie informatycznym, którego podstawę stanowią komputerowe bazy danych ewidencyjnych.
Komputerowe bazy danych ewidencyjnych są integralną częścią państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Ewidencja obejmuje całe terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z wyjątkiem morza terytorialnego a jednostkami powierzchniowymi podziału kraju dla celów ewidencji są:
- jednostka ewidencyjna – obszar gruntów położonych w granicach administracyjnych gminy a w przypadku gdy w skład gminy wchodzi miejscowość o statusie miasta również w granicach administracyjnych miasta. W miastach, w których utworzone zostały dzielnice, jako jednostki pomocnicze gminy, jednostką ewidencyjną może być obszar jednej lub kilku sąsiadujących ze sobą dzielnic. Jednostka ewidencyjna dzieli się na obręby ewidencyjne.
- obręb ewidencyjny – obszar gruntów położony w granicach wsi i sołectw lub w miastach w granicach dzielnic, osiedli i zespołów urbanistycznych lub teren wyznaczony naturalnymi granicami wyznaczonymi przez cieki, ulice, linie kolejowe i inne obiekty fizjograficzne,
- działka ewidencyjna – ciągły obszar gruntu, położony w granicach jednego obrębu, jednorodny pod względem prawnym, wydzielony z otoczenia za pomocą linii granicznych. Działki położone w granicach jednego obrębu, wchodzące w skład jednej nieruchomości, tworzą jednostkę rejestrową gruntów.
Ewidencja obejmuje informacje dotyczące:
- gruntów – ich położenia, granic, powierzchni, rodzajów użytków gruntowych oraz ich klas gleboznawczych, oznaczenia ksiąg wieczystych lub zbiorów dokumentów, jeżeli zostały założone dla nieruchomości, w skład której wchodzą grunty,
- budynków – ich położenia, przeznaczenia, funkcji użytkowych i ogólnych danych technicznych,
- lokali – ich położenia, funkcji użytkowych oraz powierzchni użytkowej,
- właściciela, a w odniesieniu do gruntów państwowych i samorządowych innych osób (fizycznych lub prawnych), w których władaniu znajdują się grunty i budynki lub ich części oraz miejsca zamieszkania lub siedziby tych osób,
- informacji o wpisaniu do rejestru zabytków,
- wartości nieruchomości.
Grunty rolne i leśne objęte są gleboznawczą klasyfikacją gruntów, przeprowadzaną w sposób jednolity dla całego kraju, na podstawie urzędowej tabeli klas gruntów.
Ewidencja gruntów i budynków stanowi podstawę planowania przestrzennego, wymiaru podatków i świadczeń, oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych, statystyki publicznej i gospodarki nieruchomościami oraz ewidencji gospodarstw rolnych.
Ze względu na cel ewidencji gruntów i budynków wpis do niej ma przede wszystkim znaczenie informacyjne i nie służy do ustalania stanów prawnych nieruchomości. Do tych celów prowadzone są księgi wieczyste. Informacje o gruntach, budynkach i lokalach zawiera operat ewidencyjny, który składa się z komputerowej bazy danych i dokumentów uzasadniających wpisy do tej bazy. Aktualizacja operatu ewidencji gruntów i budynków następuje poprzez wprowadzanie udokumentowanych zmian do bazy danych ewidencyjnych. Dane zawarte w ewidencji podlegają aktualizacji z urzędu lub na wniosek osób, organów i jednostek organizacyjnych. Zmiany z urzędu wprowadza się na podstawie:
- prawomocnych orzeczeń sądowych, aktów notarialnych ostatecznych decyzji administracyjnych, aktów normatywnych,
- opracowań geodezyjnych i kartograficznych, przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zawierających wykazy zmian danych ewidencyjnych,
- dokumentacji architektoniczno-budowlanej gromadzonej i przechowywanej przez organy administracji publicznej.
Właściwe organy, sądy i kancelarie notarialne przesyłają staroście odpisy prawomocnych decyzji i orzeczeń oraz odpisy aktów notarialnych, w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji, orzeczenia lub sporządzenia aktu notarialnego. Osoby wykazane w ewidencji, tj. właściciele, osoby fizyczne lub prawne, w których władaniu znajdują się grunty i budynki, zobowiązane są zgłaszać wszelkie zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków, w terminie 30 dni licząc od dnia powstania tych zmian. Obowiązek ten nie dotyczy zmian danych wynikających z decyzji właściwych organów. W celu zgłoszenia zmian strona zobowiązana jest złożyć wniosek z załączonym tytułem prawnym do nieruchomości wraz z dokumentami określającymi zmiany danych ewidencyjnych.
Informacje zawarte w operacie ewidencyjnym są jawne i powszechnie dostępne.
Każdy może żądać udostępnienia informacji zawartych w operacie ewidencyjnym. Pełną jawnością i dostępem nie zostały jednak objęte dane dotyczące właściciela lub innych osób fizycznych lub prawnych, w których władaniu znajdują się grunty i budynki lub ich części a także miejsca zamieszkania lub siedziby tych osób Osobami uprawnionymi do uzyskania pełnych danych z ewidencji gruntów i budynków są właściciele oraz osoby i jednostki organizacyjne, w których władaniu znajduje się grunt, budynek lub lokal, osoby fizyczne i prawne, które mają interes prawny, a także organy administracji publicznej lub podmioty niebędące organami administracji publicznej realizujące na skutek powierzenia lub zlecenia przez organ administracji publicznej zadania związane z gruntami, budynkami lub lokalami. Informacje te są udzielane w formie:
- wypisów z rejestrów, kartotek i wykazów operatu,
- wyrysów z mapy ewidencyjnej,
- kopii dokumentów uzasadniających wpis do operatu,
- plików komputerowych sformatowanych zgodnie z obowiązującymi standardami danych ewidencyjnych,
- usług, o których mowa w art. 9 Ustawy z dnia 4 marca 2010r. o infrastrukturze informacji przestrzennej, związanych z sieciową wymianą danych między organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego.
Wypisy i wyrysy są dokumentami niezbędnymi do założenia księgi wieczystej, postępowania sądowego, zawarcia aktu notarialnego oraz w innych działaniach prawnych i wydawane są odpłatnie.Aby uzyskać wypis lub wyrys z ewidencji należy złożyć wniosek do odpowiedniego wydziału starostwa powiatowego. Nieodpłatne wypisy i wyrysy z operatu ewidencyjnego wydaje się na żądanie:
- prokuratury,
- sądów działających w sprawach publicznych,
- organów kontroli państwa w związku z wykonywaniem przez te organy ich ustawowych zadań,
- organów administracji rządowej oraz jednostek samorządu terytorialnego w związku z ich działaniami dotyczącymi praw do nieruchomości Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego.
