Regulacja prawna w omawianym zakresie znajduje się tak naprawdę w dwóch aktach prawnych – ustawie z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków.
Obowiązek prowadzenia EGiB spoczywa na starostach. Istota prowadzenia ewidencji gruntów i budynków sprowadza się do ciągłej aktualizacji w operacie ewidencyjnym zbioru informacji podmiotowych i przedmiotowych, na podstawie dokumentów powstałych w zasadzie poza postępowaniem ewidencyjnym (decyzji administracyjnych, orzeczeń sądowych, aktów notarialnych, aktów normatywnych), czy wytworzonych w toku postępowania ewidencyjnego w związku z obowiązkiem utrzymywania operatu ewidencyjnego w stanie aktualności, tj. zgodności z dostępnymi dla organu prowadzącego ewidencję dokumentami i materiałami źródłowymi. Pamiętajmy zatem, że organy ewidencyjne rejestrują jedynie stan prawny ustalony w innym trybie lub przez inne organy. Postępowanie ewidencyjne służy rejestracji bezspornych danych o gruntach, budynkach, lokalach. Stąd też poprzez żądanie wprowadzenia zmian w ewidencji gruntów i budynków nie można dochodzić ani udowadniać swoich praw właścicielskich.
Dokonanie wpisu do ewidencji nie musi być jednak definitywne. Prawo pozwala bowiem na modyfikację treści zawartych w tym rejestrze, szczególnie gdy chodzi o prostowanie błędów i pomyłek w ewidencji – pod warunkiem, iż prowadzi ono do ujawnienia w zapisach ewidencji danych aktualnych. Organ rejestrowy prowadzący kataster nieruchomości pozbawiony jest możliwości dokonywania merytorycznej oceny dokumentów przekazywanych mu celem ich uwidocznienia w rejestrze, poza tymi przypadkami, które dotyczą dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej włączanej do państwowego zasobu. Dane zawarte w ewidencji podlegają aktualizacji z urzędu lub na wniosek właściwych osób, organów i jednostek organizacyjnych.
Zgodnie z treścią art. 25 Prawa geodezyjnego, na podstawie danych z ewidencji gruntów i budynków sporządza się terenowe i krajowe zestawienia zbiorcze danych objętych tą ewidencją. Starostowie sporządzają gminne i powiatowe, a marszałkowie województw wojewódzkie zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków. Główny Geodeta Kraju sporządza, na podstawie zestawień wojewódzkich, krajowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków. Ewidencja obejmuje całe terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z wyjątkiem morza terytorialnego.
Zgodnie z wyrokiem WSA w Łodzi z dnia 27 października 2010 r. (sygn. akt III SA/Łd 336/10), Ewidencja Gruntów i Budynków jest tylko zbiorem informacji będącej odzwierciedleniem aktualnego stanu prawnego danej nieruchomości. Zawiera ona dane wynikające z tytułu własności lecz nie kształtuje nowego stanu prawnego nieruchomości. Potwierdza ona jedynie stan prawny zaistniały wcześniej. Ewidencja gruntów pełni wyłącznie funkcje informacyjne – techniczne. Nie rozstrzyga sporów o prawa do gruntów ani nie nadaje tych praw. Poprzez żądanie wprowadzenia zmian w ewidencji nie można dochodzić ani udowadniać swoich praw właścicielskich czy uprawnień do władania nieruchomością. Decyzja w przedmiocie wprowadzenia zmian w ewidencji nie może rozstrzygać żadnej kwestii spornej związanej z ustaleniem tytułu własności.
