Na wstępie zaznaczmy, że procedura uzyskiwania informacji publicznej nieumieszczonej w BIP jest dosyć prosta. Wnioskodawca nie musi bowiem wykazywać jakiegokolwiek interesu prawnego czy faktycznego, jeśli chce uzyskać dostęp do interesujących go danych. Dotyczy to z reguły wszystkich takich informacji, oprócz oczywiście informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych. Analiza art. 2 ust. 1 omawianego aktu prawnego zawierającego pojęcie "każdemu" oznacza, że ustawodawca precyzuje zastrzeżone w Konstytucji uprawnienia obywatelskie, wskazując, że każdy może z niego skorzystać na zasadach określonych w tej ustawie. Przy czym słowo "każdy" należy rozumieć jako każdy człowiek (osoba fizyczna) lub podmiot prawa prywatnego.
Prawo dostępu do informacji publicznej obejmuje prawo żądania udzielenia informacji o określonych faktach i stanach istniejących w chwili udzielania informacji. Informacja publiczna dotyczy sfery faktów, a prawo dostępu do informacji publicznej oznacza dostęp do informacji już będącej w posiadaniu podmiotu zobowiązanego i nie może być utożsamiane z prawem do inicjowania działań mających na celu wytworzenie informacji jakościowo nowej. Wniosek zainteresowanego rodzi po stronie organu administracji obowiązek udostępnienia informacji publicznej w sytuacji, gdy ta informacja publiczna znajduje się w jego posiadaniu.
We wniosku precyzyjnie określmy jakiej informacji poszukujemy i w jaki sposób chcemy ją uzyskać. Sposobów jest kilka – dostarczenie w formie zeskanowanego dokumentu wysłanego na pocztę elektroniczną (e-mail), papierowej formie odbieranej osobiście lub wysłanej za pośrednictwem poczty, czy w reszcie poprzez wgląd do akt. Wniosek nie wymaga zachowania specjalnej formy, nie są też konieczne jakiekolwiek formularze – wystarczy zatem, aby przybrał on zwykłą formę pisemną. Wniosek powinien zawierać oznaczenie urzędu, do którego jest kierowany wraz z określeniem danych składającej go osoby i jej podpisem. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem (decyduje zatem składający, o czym była mowa wcześniej), chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, podmiot obowiązany do udostępnienia powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się. Zasadniczo wniosek o udzielnie informacji publicznej nie podlega kosztom – wnioskodawca nie musi za nic płacić.
Musimy pamiętać także o treści art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej – Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Podmiot zobowiązany do udzielenie informacji, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek.
