Niekiedy pracodawca nie musi stosować się do obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. W tym celu dzielimy sumę miesięcznych wynagrodzeń pracownika ustalonych przez współczynnik zawarty w rozporządzeniu, a następnie dzielimy tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Kolejnym krokiem jest pomnożenie tak otrzymanego ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Zastąpienie urlopu wypoczynkowego ekwiwalentem pieniężnym jest możliwe wyjątkowo – tylko wówczas, gdy dochodzi do definitywnego rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przed wykorzystaniem przysługującego pracownikowi urlopu. Po przywróceniu do pracy i podjęciu przez niego pracy, czyli po restytucji stosunku pracy, istnieje możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, także urlopu zaległego, i jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi całego przysługującego mu urlopu w tym czasie (przed kolejnym rozwiązaniem stosunku pracy), a pracownik wykorzysta przysługujący mu urlop, to brak jest podstaw do zasądzenia na jego rzecz ekwiwalentu pieniężnego. W przypadku rozwiązania stosunku pracy i niewykorzystania z tego powodu urlopu wypoczynkowego nabytego w pełnym wymiarze pracownikowi przysługuje od dotychczasowego pracodawcy ekwiwalent pieniężny odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy, także w sytuacji, gdy nastąpiło to w związku z nabyciem przez pracownika uprawnień emerytalnych.
Na zakończenie pamiętajmy także, że przychód z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłacony po ustaniu stosunku pracy, będący podstawą wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uwzględnia się w podstawie wymiaru emerytury w roku, w którym został faktycznie uzyskany. Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.
