Instytucja cofnięcia pozwu została uregulowana przede wszystkim w treści art. 203 KPC, zgodnie z którym pozew może być cofnięty bez zezwolenia pozwanego aż do rozpoczęcia rozprawy, a jeżeli z cofnięciem połączone jest zrzeczenie się roszczenia – aż do wydania wyroku. Pozew cofnięty nie wywołuje żadnych skutków, jakie ustawa wiąże z wytoczeniem powództwa. Na żądanie pozwanego powód zwraca mu koszty, jeżeli sąd już przedtem nie orzekł prawomocnie o obowiązku ich uiszczenia przez pozwanego. W razie cofnięcia pozwu poza rozprawą przewodniczący odwołuje wyznaczoną rozprawę i o cofnięciu zawiadamia pozwanego, który może w terminie dwutygodniowym złożyć sądowi wniosek o przyznanie kosztów. Gdy skuteczność cofnięcia pozwu zależy od zgody pozwanego, niezłożenie przez niego oświadczenia w tym przedmiocie w powyższym terminie uważa się za wyrażenie zgody. Sąd może uznać za niedopuszczalne cofnięcie pozwu, zrzeczenie się lub ograniczenie roszczenia tylko wtedy, gdy okoliczności sprawy wskazują, że wymienione czynności są sprzeczne z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa.
Jak podkreśla Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 września 2012 r. (sygn. akt II CSK 3/12), zrzeczenie się roszczenia, o którym mowa w art. 203 § 1 KPC, dotyczy zrzeczenia się roszczenia w znaczeniu procesowym. Oznacza to niemożność skutecznego dochodzenia w przyszłości mogącego istnieć roszczenia materialno-prawnego. Zrzekając się roszczenia procesowego, powód rezygnuje bowiem ze zbadania jego zasadności w tym samym stanie faktycznym i wobec tego samego pozwanego. W razie ponownego wytoczenia powództwa o to samo roszczenie i przeciwko temu samemu dłużnikowi (pozwanemu), sąd powinien wydać wyrok oddalający powództwo, jeżeli dłużnik powoła się na wcześniejsze cofnięcie pozwu i zrzeczenie się roszczenia przez powoda w poprzednim procesie.
Zasadą jest że w wypadku cofnięcia pozwu obowiązek zwrotu kosztów procesu na rzecz pozwanego, na jego żądanie, obciąża powoda bez względu na przyczynę cofnięcia. Jednakże dopuszczalne jest odstępstwo od tej zasady w sytuacji, gdy powód wykaże, że wystąpienie z powództwem było niezbędne dla celowego dochodzenia praw lub celowej obrony, z uwzględnieniem okoliczności istniejących w dacie wytoczenia pozwu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy cofnięcie pozwu jest konsekwencją zaspokojenia przez pozwanego wymagalnego w chwili wytoczenia powództwa roszczenia powoda. W rozumieniu przepisów o kosztach procesu pozwanego należy uznać wówczas za stronę przegrywającą sprawę.
Omawiając instytucję cofnięcia pozwu nie sposób pominąć art. 332 KPC. Wskazany przepis dokładnie określa skutki cofnięcia pozwu w stosunku do wydanego już wyroku w konkretnej sprawie. Zasadniczo sąd jest związany wydanym wyrokiem już od chwili jego ogłoszenia. Z drugiej strony wyjątkowo – w razie cofnięcia pozwu przed uprawomocnieniem się wyroku i przed jego zaskarżeniem z jednoczesnym zrzeczeniem się dochodzonego roszczenia, a za zgodą pozwanego również bez takiego zrzeczenia się, sąd pierwszej instancji uchyli swój wyrok i postępowanie w sprawie umorzy, jeżeli uzna cofnięcie takie za dopuszczalne. Oczywiście uchylenie wyroku nastąpi wyłącznie w przypadku skutecznego cofnięcia pozwu. Przedtem jednak, zgodnie z art. 203 § 3 KPC, przewodniczący powinien o cofnięciu pozwu zawiadomić pozwanego, który w terminie dwutygodniowym może złożyć wniosek o przyznanie mu kosztów. Rozstrzygnięcie o kosztach powinno być zawarte w postanowieniu o umorzeniu postępowania. W przypadku cofnięcia pozwu po zaskarżeniu wyroku art. 332 KPC nie ma zastosowania, a o umorzeniu postępowania orzeka sąd drugiej instancji zgodnie z art. 386 § 3 KPC.
Na zakończenie warto także pamiętać o regulacji zawartej w art. 469 KPC, zgodnie z którą cofnięcie pozwu w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz zrzeczenie się lub ograniczenie roszczenia jest niedopuszczalne, gdyby czynność ta naruszała słuszny interes pracownika lub ubezpieczonego. Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 22 listopada 2001 r. (sygn. akt I PKN 680/00) ocena sądu, czy cofnięcie pozwu nie narusza słusznego interesu pracownika (art. 496 KPC), dokonywana jest w płaszczyźnie obiektywnej – w konfrontacji z oceną zasadności roszczeń pracownika, a nie w płaszczyźnie subiektywnej – przez odwołanie się do domniemanej wiedzy pracownika o prawie pracy lub rozważenia, czy pracownik cofając pozew miał świadomość, że działa wbrew swoim interesom.
