Uznanie stażu pracy za granicą jest istotne ze względu na uprawnienia pracownicze, przy których uwzględnia się okresy zatrudnienia u wszystkich pracodawców. Chodzi o nabycie prawa do urlopu wychowawczego, wymiar urlopu wypoczynkowego, wymiar dodatku za wieloletnią pracę (jeżeli jest przewidziany przepisami prawa pracy mającymi zastosowanie do danego pracownik) oraz nabycie prawa do nagrody jubileuszowej i jej wysokość (dla pracowników jednostek sfery budżetowej). Nie ma przy tym znaczenia, czy kraj w którym pracowała dana osoba, jest krajem należącym do Unii Europejskiej czy też nie.
Jedynym warunkiem jest to, aby okres zatrudnienia był udokumentowany. Przepisy nie precyzują jednak, jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik starający się o uznanie zagranicznego stażu pracy. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, mogą to być wszelkie dokumenty, które w sposób wiarygodny co najmniej uprawdopodobniają fakt zatrudnienia w określonym czasie u danego pracodawcy zagranicznego. Pracodawca może więc uwzględnić okres pracy za granicą na podstawie każdego dostarczonego przez pracownika dokumentu. Oprócz zagranicznego odpowiednika polskiego świadectwa pracy mogą to być również: umowa o pracę, zaświadczenie o wykonywaniu pracy, dokument dotyczący zgłoszenia i podlegania ubezpieczeniu społecznemu, list polecający (tzw. referencje) czy też odcinki z wysokością wypłat wynagrodzenia i składek.
Ważne jest, żeby na podstawie tego dokumentu pracodawca był w stanie bez wątpliwości stwierdzić fakt zatrudnienia, jego charakter i okres zatrudnienia. Do pracodawcy należy ocena, czy praca za granicą została wystarczająco udokumentowana. W przypadku zdecydowanej rozbieżności w ocenie dokumentów jako kwalifikujących się do uznania stażu pracy lub złej woli pracodawcy pracownik może odwołać się do sądu pracy.
Pracownik może dostarczyć pracodawcy dokument sporządzony w języku obcym. Należy jednak pamiętać, że takiego dokumentu potwierdzającego okres zatrudnienia co do zasady nie można przechowywać w aktach osobowych bez jego polskiej wersji. Z art. 7 Ustawy z dnia 7 października 1999r. o języku polskim (Dz. U. 1999r., Nr 90, poz. 999 ze zm.) wynika bowiem, iż na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy, używa się języka polskiego. Dotyczy to sytuacji, gdy osoba świadcząca pracę, w chwili zawarcia umowy mieszka na terytorium RP a umowa ma być wykonana lub wykonywana na tym terytorium.
Przepisy te stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów, a więc m.in. do dokumentów potwierdzających poprzednie okresy zatrudnienia. W aktach można ewentualnie przechowywać dwie wersje dokumentu, polską i obcojęzyczną (lub obcojęzyczne), przy czym podstawą musi być wersja dokumentu w języku polskim.
Jeżeli więc pracownik przedstawił obcojęzyczny dokument potwierdzający swój staż pracy to, chociaż nie wynika to wprost z przepisów, należy uznać, że pracodawca ma prawo zażądać dołączenia tłumaczenia takiego dokumentu przy składaniu go do akt osobowych. Wybór tłumaczenia należy jednak do pracownika. On sam może dokonać takiego tłumaczenia, gdyż brak jest regulacji, które wymagałyby w takim przypadku tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Wydaje się jednak, że jeśli pracodawca ma uzasadnione wątpliwości co do tłumaczenia, to może odmówić przyjęcia takiego przetłumaczonego dokumentu. Może również przyjąć taki dokument po wcześniejszym zaakceptowaniu go przez współpracującego z nim tłumacza.
Jednakże pracownik i pracodawca powinni pamiętać, że tylko tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego ma moc prawną.
Pracodawca nie może więc odmówić przyjęcia dokumentu przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego, powołując się na wątpliwości co do tłumaczenia. Natomiast ma prawo kwestionować ten dokument ze względu na treść, jeśliby nie była ona wystarczająca do potwierdzenia okresu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy.
Pracodawca ma obowiązek zaliczyć jedynie pracę za granicą wykonywaną w ramach stosunku pracy. Nie wlicza się więc innych form zatrudnienia (np. wykonywania umowy o dzieło), a także innych okresów, które – gdyby miały miejsce w Polsce – byłyby zaliczane do stażu, np. pobierania za granicą zasiłku dla bezrobotnych, służby wojskowej czy prowadzenia gospodarstwa rolnego.
