Podstawową funkcją znaku towarowego jest zagwarantowanie konsumentowi lub użytkownikowi finalnemu identyczności pochodzenia oznaczonego towaru lub oznaczonej usługi, przez umożliwienie mu odróżnienia tego towaru lub tej usługi od towarów lub usług o innym pochodzeniu. Znaki towarowe, podobnie jak patenty czy wzory użytkowe podlegają ochronie prawnej. Muszą być jednak w tym celu prawidłowo zgłoszone i zastrzeżone. Prawo ochronne nie wygasa samoistnie z upływem okresu nieużywania znaku. Udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy następuje w postępowaniu przed Urzędem Patentowym, który w tym przedmiocie wydaje stosowną decyzję. Dopóki nie zostanie wydana decyzja o udzieleniu prawa ochronnego to nie można przyjąć, że określone prawo ochronne istnieje.
W zgłoszeniu znaku towarowego należy określić znak towarowy oraz wskazać towary, dla których znak ten jest przeznaczony. Pamiętajmy, że jedno zgłoszenie może dotyczyć tylko jednego znaku. W przypadku znaków barwnych za jeden znak uważa się oznaczenie obejmujące jedno zestawienie kolorów. Do zgłoszenia wspólnego znaku towarowego, wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego lub zgłoszenia znaku w celu uzyskania wspólnego prawa ochronnego dołącza się regulamin znaku, który powinien w szczególności określać sposób używania znaku, wspólne właściwości towarów, dla których oznaczania znak ten jest przeznaczony, zasady kontroli tych właściwości oraz skutki naruszenia postanowień regulaminu. Regulamin wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego powinien dodatkowo określać szczegółowe kryteria oraz tryb uznawania przez uprawnioną organizację prawa przedsiębiorców do używania znaku.
Zgłoszenie znaku towarowego powinno zawierać w szczególności:
- podanie,
- dowód pierwszeństwa, jeżeli zgłaszający ubiega się o przyznanie mu uprzedniego pierwszeństwa,
- oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa, jeżeli dowód pierwszeństwa nie opiewa na zgłaszającego,
- pięć fotografii lub odbitek znaku towarowego przedstawionego lub wyrażonego choćby w części w postaci rysunku lub rysunków albo kompozycji kolorystycznej,
- dwie fotografie lub odbitki dodatkowo w kolorze czarno-białym, w przypadkach znaków towarowych barwnych,
- dwa egzemplarze taśmy magnetofonowej lub innego nośnika elektronicznego zawierającej nagranie dźwięku, w przypadku zgłoszenia znaku towarowego dźwiękowego,
- pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika.
W zależności od rodzaju znaku towarowego przedstawia się go lub wyraża w następujący sposób:
- jeżeli znak towarowy jest literą, cyfrą, napisem, rysunkiem lub kompozycją kolorystyczną, należy go w tej postaci zamieścić w podaniu,
- jeżeli znak towarowy składa się z kilku odrębnych części przeznaczonych do łącznego używania (etykieta, kontretykieta, krawatka), należy przedstawić te części obok siebie, w sposób odpowiadający ich rzeczywistemu rozmieszczeniu na towarze,
- jeżeli znak towarowy ma formę przestrzenną, należy go wyrazić w postaci rysunku obrazującego jego ogólny wygląd bądź kilku rysunków obok siebie – gdy jego cechy wyróżniające znajdują się na różnych płaszczyznach,
- jeżeli znak towarowy, w szczególności melodia, nie nadaje się do bezpośredniego graficznego zobrazowania, należy go wyrazić w podaniu pośrednio przez zapis graficzny, pozwalający na jego odtworzenie (nuty, litery obrazujące dźwięki artykułowane).
Znaki towarowe barwne przedstawia się w kolorach, z podaniem wykazu użytych kolorów, określając, w razie potrzeby, ich szczegółowe parametry (odcienie) oraz wskazując, których elementów znaku towarowego dotyczą te kolory. W przypadku każdego znaku towarowego zawierającego litery, cyfry lub napisy należy w opisie znaku podać:
- tłumaczenie napisów obcojęzycznych, jeżeli mają odpowiednik w języku polskim,
- transliterację na litery alfabetu łacińskiego i cyfry arabskie lub rzymskie, jeżeli użyto liter innego alfabetu niż łaciński bądź cyfr innych niż arabskie lub rzymskie.
Jeżeli zamieszczenie znaku towarowego w podaniu byłoby utrudnione ze względu na potrzebę zobrazowania jego szczegółów, znak taki może być przedstawiony na odrębnym arkuszu o formacie A4.
Zgłoszenie znaku towarowego następuje poprzez prawidłowe wypełnienie właściwego formularza i odesłanie go na adres Urzędu Patentowego RP. Formularz wraz z wymaganymi załącznikami znajduje się na stronie internetowej Urzędu pod adresem http://www.uprp.pl/pobierz-formularz/Menu02,172,4,index,pl/. Warto przy tym zaznaczyć, że oprócz tradycyjnej pisemnej formy zgłoszenia, ustawodawca zezwala na elektroniczne przesłanie formularza. Każde zgłoszenie wymaga uiszczenia należnej opłaty – w przypadku zgłoszenia znaku towarowego do trzech klas towarowych według obowiązującej klasyfikacji towarów i usług jest to kwota rzędu 550 zł (w przypadku wspólnego znaku towarowego, wspólnego znaku gwarancyjnego lub znaku towarowego w celu uzyskania wspólnego prawa ochronnego – wysokość opłaty ulega zwiększeniu o 100%), od każdej klasy powyżej trzech – 120 zł, zaś od oświadczenia o korzystaniu z pierwszeństwa – za każde pierwszeństwo – 100 zł. Jednorazową opłatę uiszcza się na konto bankowe Urzędu Patentowego – numer konta dostępny na stronie UP.
Urząd uznaje zgłoszenie za dokonane, jeżeli zawiera ono co najmniej:
- dane zgłaszającego,
- określenie znaku towarowego,
- wykaz towarów, dla których ten znak jest przeznaczony
Zgłoszenie uważa się za dokonane w dniu, w którym wpłynęło ono do Urzędu Patentowego, z zachowaniem formy pisemnej, również za pomocą telefaksu lub w postaci elektronicznej. Urząd Patentowy RP dokonuje ogłoszenia o zgłoszeniu znaku towarowego w Biuletynie Urzędu Patentowego RP, niezwłocznie po upływie trzech miesięcy od daty dokonania zgłoszenia. Do czasu wydania decyzji zgłaszający może dokonywać w zgłoszeniu uzupełnień i poprawek, które nie mogą prowadzić do zmiany istoty znaku towarowego ani rozszerzać wykazu towarów, dla których ten znak został zgłoszony.
Na zakończenie ostatnia ważna informacja – przez uzyskanie prawa ochronnego nabywa się prawo wyłącznego używania znaku towarowego w sposób zarobkowy lub zawodowy na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Czas trwania prawa ochronnego na znak towarowy wynosi 10 lat od daty zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Prawo ochronne na znak towarowy może zostać, na wniosek uprawnionego, przedłużone dla wszystkich lub części towarów, na kolejne okresy dziesięcioletnie.
