Czy pełnomocnik może spotykać się ze świadkiem w celu omówienia i przygotowania jego przyszłych zeznań? Pytanie to ma szczególne znaczenie w przypadku arbitrażu międzynarodowego, gdzie pełnomocnicy podlegają często różnym – potencjalnie sprzecznym – krajowym regulacjom kontaktu ze świadkiem. Regulacje te mogą obejmować normy kraju pochodzenia pełnomocnika strony, siedziby arbitrażu, jak również miejsca, w którym odbywa się rozprawa arbitrażowa.
W amerykańskim systemie prawnym – zarówno w odniesieniu do postępowania sądowego, jak i arbitrażowego – pełnomocnik zwykle spotyka się ze świadkiem w celu przedyskutowania z nim zarówno kwestii formalnych (np. przypominając, żeby mówił prawdę oraz nie wychodził poza zakres zadawanych pytań), jak i treści jego przyszłych zeznań (np. wskazując elementy, na których powinien się skupić lub nawet zadając szereg próbnych pytań w celu przygotowania go przed właściwym wystąpieniem na rozprawie). To, co w Stanach Zjednoczonych jest regularną praktyką adwokacką, w wielu krajach, w tym w Polsce, jest bądź niedopuszczalne (z uwagi na potencjalne niebezpieczeństwo wpływania na treść przyszłej wypowiedzi świadka), bądź – pomimo braku zakazu – rzadko stosowane.
Zróżnicowanie regulacji oraz zwyczajów w zakresie kontaktu pełnomocnik-świadek może prowadzić do naruszenia „równowagi broni” między stronami, a tym samym podważyć fundamentalną zasadę uczciwości i rzetelności postępowania. Ponieważ ustalenie prawa właściwego do zastępstwa procesowego w międzynarodowym arbitrażu jest skomplikowane, Rada Międzynarodowego Stowarzyszenia Prawników (International Bar Association, IBA) przyjęła 25 maja 2013 r. wytyczne dotyczące zastępstwa procesowego w międzynarodowym arbitrażu. Wytyczne mają za cel odzwierciedlać najlepsze zwyczaje, jakie wykształciły się w międzynarodowej praktyce arbitrażowej, jeśli chodzi o przygotowywanie zeznań świadków (i biegłych).
Zgodnie z wytycznymi IBA w ramach przygotowywania zeznań w postępowaniu arbitrażowym pełnomocnik strony może spotykać i komunikować się ze świadkami (oraz biegłymi) w celu omówienia i przygotowania ich przyszłych zeznań. Wytyczne będą z pewnością bardzo pomocne dla pełnomocników i arbitrów, jednak należy pamiętać, że są one dość ogólne i mają niewiążący charakter, tzn. o ich zastosowaniu decyduje wola stron i arbitrów w danym postępowaniu. Dlatego też wiele zagadnień, takich jak np. gdzie przebiega granica między przygotowywaniem świadka do rozprawy, a „redagowaniem” jego przyszłych zeznań oraz wykonalność wyroku arbitrażowego w jurysdykcjach, które nie dopuszczają kontaktów pełnomocnik-świadek, podczas gdy jeden z pełnomocników komunikował się w trakcie postępowania ze świadkiem będzie musiało zostać rozstrzygniętych w praktyce.
Zagadnieniom tym będzie poświęcony wykład Gościa Specjalnego II Kongresu Sporów Sądowych, Mediacji i Arbitrażu – Michelle Glassman Bock z kancelarii WilmerHale we Frankfurcie – który odbędzie się 20 maja b.r. w hotelu Polonia Palace w Warszawie.
