Kiedy i w jakim wymiarze pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy może mieć wymiar jednego lub dwóch dni. Jeden dzień przysługuje pracownikowi w przypadku: ślubu własnego dziecka, śmierci i pogrzebu rodzeństwa, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika, lub pod jego bezpośrednią opieką. Dodatkowy płatny urlop w wymiarze dwóch dni przysługuje z okazji ślubu pracownika, urodzenia się dziecka pracownika lub śmierci i pogrzebu najbliższych czyli małżonka lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. W przypadku urodzenia się dziecka pracownika są to zawsze dwa dni zwolnienia. Nie ma tutaj znaczenia liczba dzieci, które urodziły się podczas porodu. Jeśli pracownikowi będą rodziły się dzieci w kolejnych latach, za każdym razem przysługuje mu urlop okolicznościowy w wysokości do dwóch dni. Podobnie w przypadku ślubu. Nieważne czy jest to ślub pierwszy czy też nie. Warunkiem jest, że małżeństwo musi wywierać skutki cywilnoprawne. Wynika z tego, iż zarówno małżeństwo zawarte przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, jak i małżeństwo zawarte przed duchownym, z którego później akt małżeństwa sporządził kierownik urzędu stanu cywilnego, daje prawo do urlopu okolicznościowego.
Czas wykorzystania urlopu okolicznościowego.
Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielania wyżej wymienionych zwolnień gdy zaistnieją okoliczności warunkujące uzyskanie takiego urlopu. Oznacza to, że przełożony nie ma prawa odmówić pracownikom określonych dni wolnych. Nie znajdujemy w przepisach żadnych ram czasowych otwierających lub zamykających prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Nie ma tez zapisu, który wskazywałby na konieczność wykorzystania dni łącznie, w wypadku urlopu okolicznościowego w wymiarze dwóch dni. Aby absencja pracownika, by mogła zostać uznana za urlop okolicznościowy musi mieć bezpośredni związek z wydarzeniem wymienionym przez ustawodawcę. Nie musi być to dzień samego zdarzenia, bądź dzień bezpośrednio po zaistnieniu sytuacji. Przykładowo, w przypadku śmierci bliskiej pracownikowi osoby, nie musi on wykorzystać urlopu okolicznościowego w dzień śmierci czy pogrzebu, może go wykorzystać chociażby na załatwienie formalności związanych z pogrzebem przed lub po uroczystości. Przyjmuje się, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego pracownikowi, gdy ten jest w tym czasie na urlopie wypoczynkowym. Urlop okolicznościowy nie ma w takiej sytuacji uzasadnienia, gdyż pracownik faktycznie nie świadczy w tym okresie pracy.
W jaki sposób uzyskać oraz udowodnić urlop okolicznościowy?
Gdy tylko pracownik może przewidzieć swoją nieobecność, czy potrzebę uzyskania urlopu okolicznościowego powinien w miarę możliwości, odpowiednio wcześniej zawiadomić swojego pracodawcę, podając przyczynę oraz czas niestawiennictwa w pracy. Z sytuacją taką mamy do czynienia na przykład w przypadku ślubu, który zwykle planuje się z wyprzedzeniem. Gdy zaistnieje zupełnie niespodziewana sytuacja, np. śmierć osoby najbliższej, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. Pracownik musi także koniecznie złożyć wniosek do pracodawcy o udzielenie urlopu okolicznościowego oraz przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie wymienionych okoliczności uprawniających do dodatkowego wolnego. Dokumentami tymi są odpowiednio odpisy aktów: ślubu, urodzenia dziecka czy też zgonu itd.. Zwykle uzyskanie takich dokumentów jest po prostu niemożliwe w dniu zdarzenia należy je przedłożyć pracodawcy w terminie późniejszym bez zbędnej zwłoki. To w obowiązku pracownika oraz w jego interesie należy udowodnienie zasadności skorzystania z urlopu okolicznościowego.
Wynagrodzenie
Za te dodatkowe dni wolne od pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie takie jak w wypadku urlopu wypoczynkowego z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Pracownik nie musi skorzystać z urlopu okolicznościowego jednak jeśli nie wystąpi z takim wnioskiem i nie wykorzysta dnia wolnego nie przysługuje mu zamiennie żaden ekwiwalent pieniężny.
