Terminy załatwiania spraw w urzędach
Należy pamiętać, że organy administracji publicznej mają obowiązek załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. I tak niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Jeżeli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego jej załatwienie powinno nastąpić nie później, niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. W przypadku, gdy dana sprawa jest szczególnie skomplikowana, wówczas termin ten ulega wydłużeniu do dwóch miesięcy. Z kolei w postępowaniu odwoławczym należy ją załatwić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania razem z aktami sprawy.
Zwłoka i bezczynność w sprawie
Trzeba mieć na uwadze, że niewydanie decyzji w przewidzianym ustawowo terminie nie oznacza jeszcze bezczynności organu administracji publicznej. W takiej jednak sytuacji urzędnik powinien zawiadomić stronę o zwłoce w załatwieniu sprawy, nawet jeżeli powstała ona z przyczyn od niego niezależnych. Należy przy tym podać przyczyny zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy. Takie zawiadomienie wydawane jest w formie postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie. Natomiast bezczynność organu administracji oznacza zarówno brak działania z jego, jak i odmowę podjęcia czynności, w tym np. wydania określonego aktu czy odpisu.
Zażalenie na bezczynność organu
Jeżeli nastąpi przekroczenie terminów i nie zostaną dopełnione wyżej wymagane formalności, wówczas strona w sprawie ma prawo wnieść zażalenie na bezczynność organu. Z takiego uprawnienie może ona skorzystać także w sytuacji, gdy uzna, że wyznaczenie nowego terminu załatwienia sprawy nie jest zasadne. Warto wiedzieć, że zażalenie wnosi się do organu wyższego stopnia, a w przypadku jego braku wzywa się organ, pozostający w bezczynności lub działający przewlekle, do usunięcia zaistniałego naruszenia prawa. Co ważne, wniesienie zażalenia jest formalnym warunkiem zgłoszenia skargi na bezczynność urzędnika, a niewyczerpanie tego środka powoduje jej odrzucenie. Na wniesienie zażalenia nie ma żadnego konkretnego terminu. Jeżeli więc strona jest przekonana, że organ pozostaje w zwłoce, wówczas może je złożyć w każdym czasie po upływie terminu na załatwienie sprawy (czy to ustawowego, czy też wyznaczonego przez organ).
Rozpatrzenie zażalenia
Rozpatrując zażalenie organ wyższego stopnia może uznać je za zasadne lub też stwierdzić, że organ nie pozostaje w zwłoce. Robi to formie postanowienia, na które stronie nie przysługuje ani zażalenie, ani możliwość zaskarżenia go do sądu administracyjnego. Uznając zażalenie za uzasadnione organ wyższego stopnia wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie. W razie potrzeby może zarządzić również podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Jednocześnie urząd nadrzędny stwierdza, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Warto mieć na uwadze, że pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie powiadomił strony o przyczynach niezałatwienia sprawy w terminie, albo nie załatwił jej w dodatkowym terminie podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
