Podstawowym aktem prawnym regulującym prawo żądania zwrotu przez ZUS nienależnego świadczenia ubezpieczeniowego jest oczywiście ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jak możemy odczytać z art. 138, osoba, która nienależnie pobrała świadczenia, jest obowiązana do ich zwrotu. Za nienależnie pobrane świadczenia uważa się:
- świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie lub zawieszenie prawa do świadczeń albo wstrzymanie wypłaty świadczeń w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenia była pouczona o braku prawa do ich pobierania;
- świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie fałszywych zeznań lub dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd przez osobę pobierającą świadczenia.
- świadczenia wypłacone z przyczyn niezależnych od organu rentowego osobie innej niż wskazana w decyzji tego organu.
ZUS może żądać zwrotu kwot nienależnie pobranych świadczeń za okres dłuższy niż 12 miesięcy, jeżeli osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła organ rentowy o zajściu okoliczności powodujących ustanie lub zawieszenie prawa do świadczeń albo wstrzymanie wypłaty świadczeń w całości lub w części, a mimo to świadczenia były jej nadal wypłacane, w pozostałych zaś wypadkach – za okres dłuższy niż 3 lata. Kwoty nienależnie pobranych świadczeń w związku z osiągnięciem przychodów z tytułu działalności podlegającej obowiązkowi ubezpieczenia społecznego, podlegają zwrotowi za okres nie dłuższy niż 1 rok kalendarzowy poprzedzający rok, w którym wydano decyzję o rozliczeniu świadczenia, jeżeli osoba pobierająca to świadczenie powiadomiła organ rentowy o osiągnięciu przychodu, w pozostałych zaś przypadkach – za okres nie dłuższy niż 3 lata kalendarzowe poprzedzające rok wydania tej decyzji.
Warto pamiętać, że organ rentowy ma możliwość odstąpienia od żądania zwrotu kwot nienależnie pobranych świadczeń w całości lub w części, zmniejszyć wysokość potrąceń lub zawiesić dokonywanie tych potrąceń na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, jeżeli zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności.
Szczególnie istotnym elementem omawianej regulacji jest wymóg pouczenia osoby pobierającej świadczenia o braku prawa do pobierania świadczenia (w ogóle lub w określonej wysokości). Obowiązek pouczenia spoczywa zawsze na organie rentowym. Realizacja wspomnianego obowiązku odbywa się na różne sposoby, rozpowszechnioną formą jest zamieszczanie szczegółowych pouczeń na drukach wniosków o świadczenia, względnie decyzji ZUS. Pouczenie powinno być wyczerpujące i zawierać informację o obowiązujących w dniu pouczenia zasadach zawieszalności prawa do świadczeń. Pouczenie nie może być abstrakcyjne, obciążone brakiem konkretności, a w szczególności nie może odnosić się do wszystkich hipotetycznych okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń (takie pouczenie nie mogłoby zostać uznane za należyte i rodzące po stronie świadczeniobiorcy obowiązek zwrotu świadczenia).
Jak podkreśla sąd apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 5 marca 2013 r. (sygn. akt III AUa 1228/12), istnieje możliwość odstąpienia od żądania zwrotu nienależnie pobranego świadczenia, w sytuacji gdy "zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności". Przepis ten ma charakter ochronny – jego celem jest w szczególności zabezpieczenie zobowiązanych do spłaty należności przypadających na rzecz organu rentowego przed pozbawieniem ich wskutek powyższego możliwości zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych. Ponadto przepis ten ma charakter wyjątkowy. Jeżeli doszło już do nienależnego pobrania świadczeń i przez to zubożenia środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a osoba, która świadczenie nienależnie pobrała, ma obowiązek jego zwrotu, to tylko z wyjątkowych powodów ("szczególnie uzasadnione okoliczności"), jest możliwe odstąpienie od żądania zwrotu. Wśród okoliczności uzasadniających zastosowanie art. 138 ust. 6 ustawy wymienić można przykładowo brak majątku, z którego możliwe byłoby dochodzenie od osoby zobowiązanej zwrotu świadczeń; ustalenie, że w przypadku zwrotu świadczeń osoba zobowiązana lub osoby pozostające na jej utrzymaniu zostałyby pozbawione niezbędnych środków utrzymania; ciężką chorobę powodującą niezdolność do pracy/niepełnosprawność osoby zobowiązanej, członka jej rodziny lub innej osoby pozostającej na jej utrzymaniu; wiek osoby zobowiązanej; zdarzenia losowe (kradzież, wypadek, pożar, powódź, inne klęski żywiołowe) powodujące szczególne trudności w sytuacji materialnej osoby zobowiązanej.
Jednym z ważniejszych orzeczeń w omawianym zakresie jest także uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 2012 r. (sygn. akt III UZP 1/12). Sn zaznaczył w niej, że trzyletni okres, za który organ rentowy może żądać zwrotu nienależnie pobranych świadczeń na podstawie art. 138 ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych obejmuje okres do ostatniej wypłaty (pobrania) nienależnego świadczenia. Przepis ten nie reguluje terminu przedawnienia wymierzonego decyzją organu rentowego obowiązku zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, ani nie uzależnia wielkości (rozmiaru) żądanego zwrotu od daty wydania decyzji zobowiązującej do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, w kwotach ustalonych w tej decyzji, ale wyznacza maksymalne wielkości (kwoty) nienależnie pobranych świadczeń, których zwrotu domaga się organ rentowy od osoby, która pobrała nienależnie świadczenia z ubezpieczenia społecznego.
