Wiele firm dysponuje samochodami służbowymi, które są wykorzystywane do różnych celów, tj. wyjazdy na delegacje, spotkania z klientami, itp. Często zdarza się, że to nie zawodowi kierowcy prowadzą te pojazdy, ale pracownicy biurowi, którzy wykonują polecenia przełożonych. Powstaje wiec pytanie, czy taki pracownik musi posiadać dodatkowe uprawnienia do kierowania pojazdem służbowym lub czy musi przejść specjalistyczne badania lekarskie?
Co do zasady pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na profilaktyczne, tak zwane badania okresowe. W skierowaniu pracodawca musi określić stanowisko pracy, a także czynniki szczególne na nim występujące, jednakże to już lekarz medycyny pracy kieruje na tej podstawie pracownika na specjalistyczne badania lekarskie. Wynika z tego, że pracodawca kierując pracownika na badania, powinien w skierowaniu wskazać, że pracownik ma kierować pojazdem służbowym, nawet jeśli sytuacja taka ma mieć miejsce sporadycznie.
Jak wspomniano powyżej, to lekarz decyduje ostatecznie jakie specjalistyczne badania powinien wykonać pracownik, jednak zgodnie z § 4 ust. 4 pkt 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, obligatoryjne jest skierowanie na konsultację okulistyczną i przeprowadzenie badania oceniającego widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia, dla osób które już posiadają prawo jazdy, ale kierują pojazdem w ramach obowiązków służbowych. Wynika z tego, że nawet osoby, które prowadzą służbowy samochód od czasu do czasu muszą przejść takie badania.
Ważne jest, żeby pracodawca w skierowaniu pracownika na badania do lekarza medycyny pracy, wskazał fakt, że pracownik prowadzi samochód służbowy, chociażby okazjonalnie, aby lekarz mógł zlecić przeprowadzenie stosownych badań.
W tematyce prowadzenia pojazdu służbowego, w ramach obowiązków służbowych wyłania się jeszcze kwestia warunków użytkowania samochodu. W tym miejscu wskazać należy na przepisy kodeksu pracy, które regulują kwestię odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie. Wynika z nich, że pracownik jest odpowiedzialny za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu. W takim przypadku wskazane jest, aby jasno określić warunki używania samochodu, a także jego zwrotu. Regulacje takie mogą być zawarte zarówno w wewnętrznych zarządzeniach i regulaminach, jak i w indywidualnych umowach zawartych z pracownikami. Jeśli do wyjazdów samochodem służbowym i używania go przez pracownika w ramach jego obowiązków ma dochodzić jedynie na potrzeby chwili, dobrze jest stworzyć wewnętrzną regulację określającą zasady używania i prowadzenia służbowych aut, zaś w konkretnych sytuacjach sporządzanie i podpisanie protokołów zdawczo – odbiorczych. Takie działanie pozwoli obu stronom, tak pracodawcy jak i pracownikowi, jasno ustalić i wykonać obowiązki związane z powierzonym samochodem. Protokoły takie powinny zawierać m.in. określenie pojazdu, cel i okres jego powierzenia, stan techniczny pojazdu (np. stan licznika, w celu uniknięcia wątpliwości czy samochód nie został przez pracownika wykorzystany np. na cele prywatne).
